Τι κάνει μία συνάντηση αποτελεσματική;
Σύμφωνα με την Atlassian, μια αποτελεσματική συνάντηση είναι αυτή που συγκεντρώνει έναν συγκεκριμένο αριθμό ατόμων, σε έναν φυσικό ή ψηφιακό χώρο, για έναν πολύ συγκεκριμένο λόγο. Η συνάντηση πρέπει να είναι ανοιχτή για διάλογο και να οδηγεί σε ένα πρακτικό αποτέλεσμα.
Ο σκοπός μιας συνάντησης αφορά την εστίαση στη συζήτηση που λαμβάνει χώρα μια δεδομένη στιγμή, αντί να αποτελεί μια ξεπερασμένη μορφή επικοινωνίας μέσω διαδοχικών emails.
Όσο λιγότεροι, τόσο το καλύτερο
Η Calendly συνέταξε μια λίστα με αυτούς που θα πρέπει να είναι παρόντες στις συναντήσεις:
όσους έχουν σχετικό στόχο
όσους λαμβάνουν αποφάσεις
όσους θεωρούνται σημαντικοί για την υλοποίηση του στόχου
όσους επηρεάζονται από τα προβλήματα που προκύπτουν
όσους είναι υπεύθυνοι για το θέμα της συζήτησης
όσους έχουν την τεχνογνωσία και μπορούν να συνεισφέρουν ουσιαστικά
Η ημερήσια ατζέντα
Η πιο σημαντική προϋπόθεση για μια επιτυχημένη συνάντηση, σύμφωνα με τους New York Times, είναι η ύπαρξη ατζέντας σε οποιαδήποτε μορφή (έντυπη, γραμμένη στον πίνακα ή παρουσιάζοντάς την στην αρχή της συνάντησης), ώστε να είναι σαφής ο σκοπός της συνάντησης. Η ατζέντα λειτουργεί ως κατευθυντήρια δύναμη της συζήτησης.
Ο τελικός σκοπός της συνάντησης
Η ατζέντα αποτελεί σημαντική προϋπόθεση για να παραμείνει η συνάντηση στο θέμα καθ’ όλη τη διάρκειά της. Εξίσου σημαντικός, όμως, είναι και ο τελικός της στόχος. Η ατζέντα περιγράφει μόνο τη διαδικασία που οδηγεί στον στόχο. Σύμφωνα με τη McKinsey, συχνά συγχέουμε τις συναντήσεις με το θέμα της ατζέντας και όχι με τον πραγματικό μας σκοπό.
Πόσες φορές έχει προκύψει η ανάγκη να διευκρινήσουμε ότι η συνάντηση γίνεται για να ανταλλάξουμε πληροφορίες και γνώσεις, να συζητήσουμε ή να καταλήξουμε σε μια απόφαση;
Διαχείριση χρόνου στις συναντήσεις
Τέσσερα πράγματα μπορεί να πάνε στραβά με τη διαχείριση του χρόνου:
Η συνάντηση ξεκινά αργά
Η συνάντηση τελειώνει αργά
Κυριαρχεί μόνο ένα θέμα σε όλη τη συζήτηση
Η συνάντηση είναι πολύ μεγάλη και οι συμμετέχοντες χάνουν τη συγκέντρωσή τους
Το Psychology Today ορίζει τη διαχείριση χρόνου ως την ικανότητα ενός ατόμου να προγραμματίζει και να ελέγχει πώς ξοδεύεται ο χρόνος μέσα στην ημέρα, ώστε να επιτυγχάνει τους καθημερινούς του στόχους.
Οι τέσσερις λειτουργίες της διαχείρισης χρόνου
Σύμφωνα με το Project Management Quarterly, η διαχείριση χρόνου αποτελείται από τέσσερις βασικές λειτουργίες:
Σχεδιασμός: να γνωρίζεις πώς να οργανώσεις την ημέρα και τις συναντήσεις σου, και πώς η ομάδα σου θα πετύχει τους στόχους της. Ο project manager πρέπει να προβλέπει πιθανά προβλήματα και να εξασφαλίζει τον απαραίτητο χρόνο.
Προγραμματισμός: οι υπεύθυνοι που αντιλαμβάνονται γρήγορα την πίεση του χρόνου, προσαρμόζουν ανάλογα το πρόγραμμα. Πρέπει να γνωρίζουν τι χρειάζεται να γίνει, τι είναι προτεραιότητα, ποιος θεωρείται κατάλληλος να κάνει κάτι και πότε.
Παρακολούθηση: η σωστή διαχείριση χρόνου απαιτεί καλή επικοινωνία μεταξύ των μελών. Περιλαμβάνει τον τακτικό έλεγχο της πορείας του έργου και τη συμμόρφωση με το χρονοδιάγραμμα.
Έλεγχος: ο διαθέσιμος χρόνος είναι ίδιος για όλους. Εξαρτάται από εμάς το πως θα τον καταναλώσουμε. Οι υπεύθυνοι πρέπει να διασφαλίζουν ότι κάθε εργασία ολοκληρώνεται εγκαίρως και ότι οι αποφάσεις δεν επηρεάζουν την προθεσμία.
Σχέδιο δράσης
Κάθε συνάντηση πρέπει να καταλήγει σε ένα σχέδιο δράσης. Αυτό πρέπει να είναι σαφές, συγκεκριμένο και να απευθύνεται σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας.
Σύμφωνα με το Slack, το σχέδιο πρέπει να κατευθύνεται στους σωστούς ανθρώπους, με σαφείς προθεσμίες. Η πρόοδος κάθε εργασίας πρέπει να παρακολουθείται. Ο έλεγχος θυμίζει τις δεσμεύσεις, ενισχύει τη σοβαρότητα και δείχνει ότι ο χρόνος που επενδύθηκε στη συνάντηση εκτιμάται.
Θέσπιση κανόνων
Συχνά η συζήτηση μπορεί να παρεκτραπεί. Είναι σημαντικό να υπάρχουν οδηγίες ώστε οι συναντήσεις να διεξάγονται με πολιτισμένο και ήρεμο τρόπο, ακόμη και αν προκύψουν διαφωνίες:
Διαισθανθείτε την καλή πρόθεση του άλλου
Λάβετε υπόψιν πιθανές διαφορές
Εξασφαλίστε διευκρινίσεις και αποτελέσματα
Αν παρατηρήσετε κάτι, εκφράστε το
Η σιωπή σημαίνει διαφωνία
Δεχτείτε την αποχώρηση
Είναι σημαντικό τα μέλη να αισθάνονται ελεύθερα να αποφασίσουν αν είναι χρήσιμα σε μια συνάντηση. Αν κάποιος θέλει να φύγει στη μέση, να το επιτρέψετε. Αυτή είναι μια βασική αρχή του Elon Musk. Δεν είναι λάθος να φύγει κάποιος αν θεωρεί ότι δεν έχει κάτι να προσφέρει. Συχνά, αν η ατζέντα περιλαμβάνει 10 διαφορετικά θέματα και κάποιο μέλος μπορεί να φανεί χρήσιμο μόνο σε ένα, οφείλει να επιστρέψει στις υπόλοιπες εργασίες του.
Ζητήστε τη γνώμη των συναδέλφων σας
Μπορεί να ακούγεται αυτονόητο, αλλά πόσο συχνά ζητάμε από τους συναδέλφους μας την άποψή τους μετά από μια συνάντηση; Προσεγγίστε τους ατομικά, στείλτε ένα ερωτηματολόγιο ή ορίστε ένα σχέδιο παρακολούθησης. Ρωτήστε αν η συνάντηση ήταν χρήσιμη και αν έχουν προτάσεις βελτίωσης.
