Ένας σύγχρονος συνεργατικός χώρος θα πρέπει να προσφέρει κάτι περισσότερο από ένα γραφείο και Wi-Fi.
Οι επιχειρήσεις σήμερα χρειάζονται εργασιακούς χώρους που υποστηρίζουν διαφορετικούς τρόπους εργασίας. Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να χρειάζονται ήσυχες περιοχές για συγκεντρωμένη εργασία, αίθουσες συσκέψεων για συνεργασία, ιδιωτικούς χώρους για τηλεφωνήματα και άνετους χώρους για διαλείμματα.
Όταν συγκρίνετε συνεργατικούς χώρους στην Αθήνα, βοηθά να γνωρίζετε ακριβώς τι πρέπει να αναζητήσετε.
Ακολουθεί μια απλή λίστα με τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά.
1. Αξιόπιστο Ίντερνετ Υψηλής Ταχύτητας
Το αξιόπιστο ίντερνετ είναι απαραίτητο.
Σχεδόν κάθε επιχείρηση εξαρτάται από διαδικτυακά εργαλεία, πλατφόρμες cloud, βιντεοκλήσεις και λογισμικό επικοινωνίας.
Ρωτήστε για τη σύνδεση στο διαδίκτυο πριν επιλέξετε έναν συνεργατικό χώρο. Θα πρέπει να είναι αρκετά γρήγορη για να υποστηρίζει την ομάδα σας και αρκετά αξιόπιστη για σημαντικές συναντήσεις και καθημερινή εργασία.
Εάν είναι δυνατόν, ρωτήστε εάν ο εργασιακός χώρος διαθέτει εφεδρική σύνδεση σε περίπτωση που το κύριο δίκτυο παρουσιάσει βλάβη.
2. Άνετες Θέσεις Εργασίας
Οι άνθρωποι μπορούν να περάσουν αρκετές ώρες την ημέρα στα γραφεία τους, επομένως η άνεση έχει σημασία.
Αναζητήστε άνετες καρέκλες, κατάλληλα γραφεία και αρκετό χώρο για να εργάζεστε χωρίς να αισθάνεστε στριμωγμένοι.
Ο καλός φωτισμός είναι επίσης σημαντικός.
Το φυσικό φως μπορεί να κάνει έναν εργασιακό χώρο να φαίνεται πιο ευχάριστος, ενώ ο καλός τεχνητός φωτισμός βοηθά τους ανθρώπους να εργάζονται άνετα καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας.
3. Αίθουσες Συναντήσεων
Ένας σύγχρονος συνεργατικός χώρος θα πρέπει να διαθέτει επαγγελματικές αίθουσες συσκέψεων.
Οι επιχειρήσεις ενδέχεται να τις χρειαστούν για συναντήσεις με πελάτες, συνεντεύξεις, συζητήσεις ομάδων και παρουσιάσεις.
Ελέγξτε εάν οι αίθουσες συσκέψεων περιλαμβάνουν χρήσιμη τεχνολογία, όπως οθόνες, εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης και αξιόπιστο ίντερνετ.
Επίσης, ελέγξτε πώς τα μέλη κάνουν κράτηση για τις αίθουσες και αν υπάρχουν πρόσθετες χρεώσεις.
4. Ιδιωτικοί χώροι και τηλεφωνικοί θάλαμοι
Δεν μπορεί κάθε συζήτηση να πραγματοποιείται σε έναν ανοιχτό εργασιακό χώρο.
Οι ιδιωτικοί χώροι και οι τηλεφωνικοί θάλαμοι (phone booths) προσφέρουν στα μέλη ένα μέρος για να πραγματοποιούν κλήσεις ή να κάνουν συζητήσεις χωρίς να ενοχλούν τους άλλους.
Αυτοί οι χώροι είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι για επιχειρήσεις που επικοινωνούν τακτικά με πελάτες, προμηθευτές ή διεθνείς ομάδες.
5. Ευέλικτες επιλογές εργασιακού χώρου
Μια σύγχρονη επιχείρηση μπορεί να αλλάξει γρήγορα.
Ο εργασιακός σας χώρος θα πρέπει να μπορεί να αλλάζει μαζί της.
Αναζητήστε συνεργατικούς χώρους που προσφέρουν διαφορετικές επιλογές, όπως ευέλικτες και αποκλειστικές θέσεις γραφείου, και ιδιωτικά γραφεία.
Η δυνατότητα μετακίνησης μεταξύ διαφορετικών τύπων εργασιακού χώρου μπορεί να είναι χρήσιμη καθώς η ομάδα σας μεγαλώνει ή καθώς αλλάζουν οι εργασιακές σας συνήθειες.
6. Κατάλληλοι κοινόχρηστοι χώροι
Οι συνεργατικοί χώροι δεν αφορούν μόνο το να κάθεται κανείς σε ένα γραφείο.
Οι άνετοι κοινόχρηστοι χώροι προσφέρουν στους ανθρώπους ένα μέρος για να κάνουν ένα διάλειμμα, να έχουν μια ανεπίσημη συζήτηση ή να εργαστούν μακριά από το συνηθισμένο τους γραφείο.
Μια καλή ισορροπία μεταξύ των χώρων συγκεντρωμένης εργασίας και των χώρων κοινωνικοποίησης μπορεί να κάνει τον εργασιακό χώρο πιο ευχάριστο.
7. Κουζίνα και παροχές ροφημάτων
Οι βασικές ανέσεις μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
Αναζητήστε παροχές όπως:
- Καφέ και τσάι
- Πόσιμο νερό
- Κοινόχρηστη κουζίνα
- Ψυγεία
- Φούρνους μικροκυμάτων
- Άνετα καθίσματα
Αυτά τα χαρακτηριστικά μπορεί να φαίνονται απλά, αλλά μπορούν να κάνουν τον εργασιακό χώρο πολύ πιο βολικό.
8. Εκτυπώσεις και υπηρεσίες γραφείου
Παρόλο που πολλές επιχειρήσεις είναι κυρίως ψηφιακές, η εκτύπωση και η σάρωση μπορεί να εξακολουθούν να είναι απαραίτητες.
Ελέγξτε εάν ο συνεργατικός χώρος παρέχει εκτυπωτές, σαρωτές και άλλες βασικές υπηρεσίες γραφείου.
Ίσως θελήσετε επίσης να ελέγξετε εάν είναι διαθέσιμες υπηρεσίες υποδοχής (reception) και διαχείρισης αλληλογραφίας.
Αυτές οι υπηρεσίες μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για επιχειρήσεις που λαμβάνουν φυσικά έγγραφα ή αλληλογραφία πελατών.
9. Ασφαλής Πρόσβαση
Η ασφάλεια δεν πρέπει ποτέ να παραβλέπεται.
Ένας επαγγελματικός συνεργατικός χώρος θα πρέπει να διαθέτει κατάλληλα συστήματα ελέγχου πρόσβασης, ώστε τα μέλη και οι επισκέπτες να μπορούν να χρησιμοποιούν το κτίριο με ασφάλεια.
Ρωτήστε πώς εισέρχονται τα μέλη στον εργασιακό χώρο και εάν η πρόσβαση ελέγχεται εκτός των κανονικών ωρών λειτουργίας.
Για επιχειρήσεις που διαχειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες, λάβετε επίσης υπόψη την ιδιωτικότητα και την ψηφιακή ασφάλεια.
10. Επαγγελματικό Περιβάλλον
Η εμφάνιση και η ατμόσφαιρα ενός συνεργατικού χώρου έχουν σημασία.
Ένας σύγχρονος εργασιακός χώρος θα πρέπει να φαίνεται καθαρός, επαγγελματικός και καλά συντηρημένος.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν πελάτες επισκέπτονται το γραφείο σας.
Σκεφτείτε τι θα έβλεπε ένας επισκέπτης όταν φτάνει. Δημιουργεί ο χώρος τη σωστή εντύπωση για την επιχείρησή σας;
11. Χαρακτηριστικά Ευεξίας
Ένας καλός εργασιακός χώρος θα πρέπει να υποστηρίζει την ευεξία των ανθρώπων, καθώς και την παραγωγικότητα.
Αναζητήστε χαρακτηριστικά όπως φυσικό φως, καλό αερισμό, άνετες θερμοκρασίες και χώρους όπου οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν διαλείμματα.
Ορισμένοι σύγχρονοι εργασιακοί χώροι παρέχουν επίσης εγκαταστάσεις εστιασμένες στην ευεξία και περιβάλλοντα σχεδιασμένα γύρω από την άνεση των εργαζομένων.
Αυτά τα χαρακτηριστικά μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία μιας καλύτερης εμπειρίας για τους ανθρώπους που περνούν μεγάλο μέρος της εργάσιμης ημέρας τους στο γραφείο.
12. Κοινότητα και Δικτύωση
Ένα από τα κύρια οφέλη του coworking είναι να βρίσκεται κανείς ανάμεσα σε άλλους επαγγελματίες.
Αναζητήστε έναν χώρο όπου τα μέλη μπορούν να συνδεθούν φυσικά μεταξύ τους.
Οι εκδηλώσεις δικτύωσης, τα σεμινάρια (workshops) και οι δραστηριότητες της κοινότητας μπορούν να δημιουργήσουν ευκαιρίες για να γνωρίσετε πιθανούς συνεργάτες, πελάτες και άλλους επαγγελματίες.
Ωστόσο, η κοινότητα δεν θα πρέπει να λειτουργεί εις βάρος της συγκεντρωμένης εργασίας.
Οι καλύτεροι χώροι προσφέρουν μια ισορροπία μεταξύ συνεργασίας και συγκέντρωσης.
13. Βολική Τοποθεσία
Ακόμη και ο καλύτερος εργασιακός χώρος δεν θα είναι χρήσιμος εάν είναι δύσκολο να προσεγγιστεί.
Λάβετε υπόψη τα μέσα μαζικής μεταφοράς, τη στάθμευση, τα κοντινά εστιατόρια και άλλες καθημερινές υπηρεσίες.
Θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε τους πελάτες σας.
Μια βολική τοποθεσία μπορεί να διευκολύνει τους ανθρώπους να παρευρίσκονται σε συναντήσεις και να επισκέπτονται την επιχείρησή σας.
14. Ευέλικτα Συμβόλαια
Τέλος, εξετάστε το συμβόλαιο.
Ένας σύγχρονος συνεργατικός χώρος θα πρέπει ιδανικά να δίνει στις επιχειρήσεις αρκετή ευελιξία για να προσαρμόζονται.
Ελέγξτε την ελάχιστη δέσμευση, τους όρους ακύρωσης και τις επιλογές για την αλλαγή του εργασιακού σας χώρου.
Επίσης, ρωτήστε εάν μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα γραφεία ή να μετακινηθείτε σε μεγαλύτερο γραφείο εάν η επιχείρησή σας αναπτυχθεί.
Η Λίστα για τον συνεργατικό σας χώρο
Πριν επιλέξετε έναν συνεργατικό χώρο στην Αθήνα, βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει υπόψη:
- Αξιόπιστο ίντερνετ
- Άνετα γραφεία και καρέκλες
- Αίθουσες συσκέψεων
- Ιδιωτικούς χώρους
- Ευέλικτες επιλογές εργασιακού χώρου
- Κοινόχρηστους χώρους
- Παροχές κουζίνας
- Υπηρεσίες εκτύπωσης
- Ασφαλή πρόσβαση
- Επαγγελματικό περιβάλλον
- Χαρακτηριστικά ευεξίας
- Κοινότητα και δικτύωση
- Βολική τοποθεσία
- Ευέλικτα συμβόλαια
Δεν χρειάζεστε απαραίτητα κάθε χαρακτηριστικό αυτής της λίστας.
Ο κατάλληλος συνεργατικός χώρος είναι αυτός που παρέχει τα χαρακτηριστικά που είναι πιο χρήσιμα για την επιχείρησή σας και την ομάδα σας.
Τελικές Σκέψεις
Ένας σύγχρονος συνεργατικός χώρος θα πρέπει να διευκολύνει τους ανθρώπους να εργάζονται, να συνεργάζονται και να αναπτύσσονται.
Όταν συγκρίνετε επιλογές στην Αθήνα, κοιτάξτε πέρα από το γραφείο και τη μηνιαία τιμή. Λάβετε υπόψη την τεχνολογία, την ιδιωτικότητα, τις εγκαταστάσεις συσκέψεων, την άνεση, την ευελιξία, την τοποθεσία και το συνολικό περιβάλλον εργασίας.
Το πιο σημαντικό είναι να σκεφτείτε τι χρειάζεται η επιχείρησή σας τώρα και τι μπορεί να χρειαστεί στο μέλλον.
Για μια ευρύτερη ματιά στην απόφαση αυτή, διαβάστε το άρθρο Πως να επιλέξετε το κατάλληλο συνεργατικό περιβάλλον στην Αθήνα βάσει της επιχείρησής σας. Καλύπτει τους βασικούς παράγοντες που πρέπει να λάβουν υπόψη οι επιχειρήσεις πριν επιλέξουν τον επόμενο εργασιακό τους χώρο.