Η επιλογή ενός συνεργατικού χώρου στην Αθήνα μπορεί να είναι μια σημαντική απόφαση για την επιχείρησή σας.
Στην αρχή, πολλοί χώροι coworking μπορεί να φαίνονται παρόμοιοι. Μπορεί να προσφέρουν γραφεία, αίθουσες συσκέψεων, ιδιωτικά γραφεία, Wi-Fi και κοινόχρηστους χώρους. Όμως, ο σωστός χώρος εργασίας αφορά πολύ περισσότερα πράγματα από το να έχετε απλώς κάπου να καθίσετε και να εργαστείτε.
Ο χώρος εργασίας σας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο εργάζεται η ομάδα σας, τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες βλέπουν την επιχείρησή σας, το πόσο παραγωγικοί είναι οι υπάλληλοί σας, ακόμη και το πώς αναπτύσσεται η εταιρεία σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στην Αθήνα, όπου οι επιχειρήσεις έχουν πρόσβαση σε μια αναπτυσσόμενη επαγγελματική κοινότητα, διεθνείς διασυνδέσεις και ένα ευρύ φάσμα επιλογών γραφείου.
Ο καλύτερος χώρος coworking για έναν ελεύθερο επαγγελματία μπορεί να μην είναι η σωστή επιλογή για μια αναπτυσσόμενη εταιρεία. Μια μικρή ομάδα μπορεί να χρειάζεται ευελιξία, ενώ μια εδραιωμένη επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται ιδιωτικά γραφεία, αίθουσες συσκέψεων και ένα πιο επαγγελματικό περιβάλλον για τους πελάτες.
Λοιπόν, πώς επιλέγετε τον κατάλληλο χώρο coworking στην Αθήνα;
Η απάντηση εξαρτάται από την επιχείρησή σας, την ομάδα σας, τον προϋπολογισμό σας και το τι θέλετε από τον χώρο εργασίας σας.
Αυτός ο οδηγός εξηγεί τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη προτού επιλέξετε έναν χώρο coworking στην Αθήνα.
1. Ξεκινήστε με τις ανάγκες της επιχείρησής σας
Προτού αρχίσετε να αναζητάτε χώρους coworking, σκεφτείτε τι πραγματικά χρειάζεται η επιχείρησή σας.
Αυτό ακούγεται απλό, αλλά είναι ένα από τα πιο σημαντικά βήματα.
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να επιλέξετε έναν χώρο coworking επειδή φαίνεται ελκυστικός ή έχει καλή τιμή. Ωστόσο, ένας χώρος που λειτουργεί καλά για μια επιχείρηση μπορεί να μην λειτουργεί καλά για τη δική σας.
Ξεκινήστε αναρωτώμενοι μερικές βασικές ερωτήσεις:
- Πόσα άτομα πρέπει να χρησιμοποιούν τον χώρο εργασίας;
- Χρειάζεστε ανοιχτά γραφεία ή ιδιωτικά γραφεία;
- Πόσο συχνά θα εργάζεται η ομάδα σας από το γραφείο;
- Συναντάτε τακτικά πελάτες;
- Χρειάζεστε αίθουσες συσκέψεων;
- Θα μεγαλώσει η ομάδα σας τον επόμενο χρόνο;
- Χρειάζεστε μια καταχωρημένη επαγγελματική διεύθυνση;
- Χρειάζεστε χώρο εργασίας κάθε μέρα ή μόνο περιστασιακά;
- Χρειάζεστε ένα ήσυχο περιβάλλον;
- Χρειάζεστε πρόσβαση εκτός του κανονικού ωραρίου γραφείου;
Οι απαντήσεις σας θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια σαφή λίστα απαιτήσεων.
Για παράδειγμα, ένας μεμονωμένος σύμβουλος μπορεί να χρειάζεται μόνο ένα άνετο γραφείο, αξιόπιστο ίντερνετ και πρόσβαση σε αίθουσα συσκέψεων. Μια αναπτυσσόμενη εταιρεία με 15 υπαλλήλους μπορεί να χρειάζεται ιδιωτικά γραφεία, κοινόχρηστους χώρους, αίθουσες συσκέψεων και χώρο για επέκταση.
Γνωρίζοντας τι χρειάζεστε προτού ξεκινήσετε την αναζήτηση, κάνει τη διαδικασία πολύ πιο εύκολη.
2. Σκεφτείτε την τοποθεσία
Η τοποθεσία είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε έναν χώρο coworking στην Αθήνα.
Ένας χώρος εργασίας μπορεί να έχει εξαιρετικές εγκαταστάσεις, αλλά αν είναι δύσκολο για την ομάδα και τους πελάτες σας να τον προσεγγίσουν, μπορεί να γίνει πρόβλημα.
Σκεφτείτε πού μένουν οι υπάλληλοί σας και πώς μετακινούνται συνήθως. Λάβετε υπόψη τα μέσα μαζικής μεταφοράς, τις επιλογές οδήγησης, τις διαδρομές με τα πόδια και τις κοντινές υπηρεσίες.
Θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε τους πελάτες σας.
Εάν η επιχείρησή σας υποδέχεται τακτικά πελάτες, συνεργάτες ή επενδυτές, μια κεντρική και επαγγελματική τοποθεσία μπορεί να διευκολύνει τις συναντήσεις και να δημιουργήσει μια καλύτερη πρώτη εντύπωση.
Η Αθήνα έχει πολλές διαφορετικές γειτονιές και κάθε περιοχή έχει τον δικό της χαρακτήρα. Ορισμένες επιχειρήσεις μπορεί να προτιμούν μια κεντρική τοποθεσία, ενώ άλλες μπορεί να επωφελούνται από το να βρίσκονται σε μια πιο ήσυχη επιχειρηματική περιοχή.
Το σημαντικό είναι να επιλέξετε μια τοποθεσία που λειτουργεί για την επιχείρησή σας, αντί να επιλέξετε απλώς την πιο δημοφιλή περιοχή.
Όταν επισκέπτεστε έναν χώρο coworking, προσπαθήστε να δείτε πέρα από το ίδιο το κτίριο.
Ελέγξτε τι υπάρχει κοντά. Υπάρχουν καφετέριες και εστιατόρια; Υπάρχει συγκοινωνία; Μπορούν οι πελάτες σας να βρουν την τοποθεσία εύκολα; Υπάρχει χώρος στάθμευσης κοντά εάν η ομάδα ή οι πελάτες σας οδηγούν;
Αυτές οι μικρές λεπτομέρειες μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά στην καθημερινή σας εμπειρία.
3. Αποφασίστε μεταξύ ανοιχτού χώρου και ιδιωτικών γραφείων
Οι χώροι coworking προσφέρουν συνήθως διαφορετικούς τύπους χώρων εργασίας.
Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν hot desks (μη αποκλειστικά γραφεία), dedicated desks (αποκλειστικά γραφεία), ιδιωτικά γραφεία και μεγαλύτερα γραφεία για ομάδες.
Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας.
Ανοιχτοί συνεργατικοί χώροι
Οι ανοιχτοί χώροι μπορεί να είναι χρήσιμοι για ελεύθερους επαγγελματίες, απομακρυσμένους εργαζόμενους και μικρές ομάδες. Προσφέρουν ευελιξία και μπορούν να διευκολύνουν τη γνωριμία με άλλους επαγγελματίες.
Ωστόσο, οι ανοιχτοί χώροι δεν είναι κατάλληλοι για κάθε είδους εργασία.
Εάν η ομάδα σας χειρίζεται τακτικά εμπιστευτικές πληροφορίες, πραγματοποιεί ιδιωτικές κλήσεις ή χρειάζεται να συγκεντρώνεται για μεγάλες περιόδους, ένα ιδιωτικό γραφείο μπορεί να είναι καλύτερη επιλογή.
Αποκλειστικά γραφεία (Dedicated desks)
Ένα αποκλειστικό γραφείο σάς προσφέρει έναν μόνιμο χώρο εργασίας χωρίς το κόστος ενός πλήρους ιδιωτικού γραφείου.
Αυτό μπορεί να είναι μια καλή επιλογή για άτομα ή μικρές ομάδες που θέλουν μεγαλύτερη σταθερότητα από αυτήν που παρέχει ένα hot desk.
Ιδιωτικά γραφεία
Τα ιδιωτικά γραφεία προσφέρουν μεγαλύτερη ιδιωτικότητα και έλεγχο.
Μπορεί να είναι μια καλύτερη επιλογή για επιχειρήσεις που πραγματοποιούν τακτικές συναντήσεις, χρειάζονται εμπιστευτικές συνομιλίες ή επιθυμούν ένα πιο παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου, απολαμβάνοντας παράλληλα τις εγκαταστάσεις του coworking.
Όταν συγκρίνετε επιλογές, σκεφτείτε πώς λειτουργεί πραγματικά η ομάδα σας κατά τη διάρκεια μιας κανονικής εβδομάδας.
Η φθηνότερη επιλογή δεν είναι πάντα η καλύτερη, εάν προκαλεί περισπασμούς ή δεν παρέχει αρκετή ιδιωτικότητα.
4. Δείτε την ποιότητα του χώρου εργασίας
Μην επιλέγετε έναν χώρο coworking βασιζόμενοι μόνο σε φωτογραφίες.
Προσπαθήστε πάντα να επισκέπτεστε τον χώρο από κοντά, αν είναι δυνατόν.
Δώστε προσοχή στα πράγματα που θα βιώνετε καθημερινά.
Είναι ο χώρος εργασίας φωτεινός; Είναι άνετος; Υπάρχουν αρκετές ήσυχες περιοχές; Είναι τα γραφεία κατάλληλα για πολλές ώρες εργασίας; Είναι η θερμοκρασία ευχάριστη;
Δείτε επίσης τη γενική ατμόσφαιρα.
Ορισμένοι χώροι coworking είναι γεμάτοι ενέργεια και κοινωνικότητα. Άλλοι είναι πιο ήσυχοι και εστιασμένοι.
Κανένας δεν είναι αυτόματα καλύτερος.
Το σωστό περιβάλλον εξαρτάται από την επιχείρησή σας και το στυλ εργασίας της ομάδας σας.
Εάν οι υπάλληλοί σας πρέπει να επικεντρωθούν σε λεπτομερή εργασία για αρκετές ώρες την ημέρα, ένας θορυβώδης χώρος εργασίας μπορεί να μην είναι ιδανικός. Εάν η επιχείρησή σας βασίζεται στη δικτύωση και τη συνεργασία, ένα πιο κοινωνικό περιβάλλον μπορεί να είναι χρήσιμο.
Σκεφτείτε τι θα βοηθήσει την ομάδα σας να αποδώσει καλύτερα.
5. Ελέγξτε το Ίντερνετ και την Τεχνολογία
Η αξιόπιστη τεχνολογία είναι απαραίτητη για σχεδόν κάθε σύγχρονη επιχείρηση.
Ένας χώρος coworking μπορεί να φαίνεται εντυπωσιακός, αλλά το κακό ίντερνετ μπορεί γρήγορα να εξελιχθεί σε σοβαρό πρόβλημα.
Ρωτήστε για την ταχύτητα του ίντερνετ, την αξιοπιστία και αν υπάρχουν εφεδρικά συστήματα (backup).
Θα πρέπει επίσης να ελέγξετε την τεχνολογία που είναι διαθέσιμη στις αίθουσες συσκέψεων.
Για παράδειγμα, εάν πραγματοποιείτε τακτικά βιντεοκλήσεις με πελάτες από το εξωτερικό, μπορεί να χρειαστείτε αξιόπιστο εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης, οθόνες και καλή ποιότητα ήχου.
Άλλες χρήσιμες διευκολύνσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Εκτυπωτές και σαρωτές
- Εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης (video conferencing)
- Οθόνες και εξοπλισμό παρουσιάσεων
- Ασφαλές Wi-Fi
- Πρίζες ρεύματος
- Τηλεφωνικούς θαλάμους (phone booths)
- Υποστήριξη IT
Μη φοβάστε να κάνετε συγκεκριμένες ερωτήσεις.
Ένας χώρος εργασίας θα πρέπει να είναι σε θέση να εξηγήσει ποια τεχνολογία περιλαμβάνεται στη συνδρομή σας και τι παρέχεται με επιπλέον κόστος.
6. Λάβετε υπόψη τις αίθουσες συναντήσεων
Οι αίθουσες συσκέψεων είναι εύκολο να παραβλεφθούν όταν συγκρίνετε χώρους coworking.
Ωστόσο, μπορεί να είναι εξαιρετικά σημαντικές για τις επιχειρήσεις.
Μπορεί να χρειαστεί να συναντήσετε πελάτες, να πάρετε συνεντεύξεις από υποψηφίους, να πραγματοποιήσετε συναντήσεις ομάδας ή να μιλήσετε ιδιαιτέρως με επιχειρηματικούς συνεργάτες.
Ελέγξτε πόσες αίθουσες συσκέψεων είναι διαθέσιμες και πώς μπορείτε να κάνετε κράτηση.
Επίσης, ρωτήστε αν η πρόσβαση στις αίθουσες συσκέψεων περιλαμβάνεται στη συνδρομή σας ή αν χρεώνεται ξεχωριστά.
Η ίδια η αίθουσα έχει επίσης σημασία.
Μια αίθουσα συσκέψεων θα πρέπει να παρέχει ιδιωτικότητα, άνετα καθίσματα και την τεχνολογία που χρειάζεστε.
Σκεφτείτε την εντύπωση που δίνει ο χώρος εργασίας σας όταν τον επισκέπτεται ένας πελάτης.
Μια καθαρή, άνετη και επαγγελματική αίθουσα συσκέψεων μπορεί να κάνει μια επαγγελματική συνάντηση να φαντάζει πολύ διαφορετική από μια συζήτηση σε μια γεμάτη καφετέρια.
7. Δώστε προσοχή στην ευελιξία
Ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις επιλέγουν χώρους coworking είναι η ευελιξία.
Οι παραδοσιακές μισθώσεις γραφείων μπορεί να απαιτούν από τις επιχειρήσεις να δεσμεύονται με μακροχρόνια συμβόλαια, να αγοράζουν έπιπλα και να διαχειρίζονται πολλά έξοδα που σχετίζονται με το γραφείο.
Οι χώροι coworking μπορούν να προσφέρουν μια απλούστερη εναλλακτική λύση.
Όμως η ευελιξία διαφέρει μεταξύ των παρόχων, επομένως βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε τους όρους.
Ρωτήστε:
- Ποιες διάρκειες συμβολαίων είναι διαθέσιμες;
- Μπορείτε να αλλάξετε τον αριθμό των γραφείων;
- Μπορείτε να αναβαθμίσετε σε μεγαλύτερο γραφείο;
- Μπορείτε να μειώσετε τον χώρο σας εάν η ομάδα σας μικρύνει;
- Υπάρχουν πρόσθετες χρεώσεις;
- Τι συμβαίνει εάν πρέπει να αποχωρήσετε νωρίτερα;
- Μπορεί η ομάδα σας να χρησιμοποιεί τον χώρο σε διαφορετικές ημέρες;
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις.
Μπορεί να ξεκινήσετε με πέντε υπαλλήλους και να έχετε δέκα έναν χρόνο αργότερα. Εάν ο πάροχος coworking δεν μπορεί να καλύψει την ανάπτυξή σας, ίσως χρειαστεί να μετακομίσετε ξανά.
Ένας χώρος εργασίας που μπορεί να αναπτυχθεί μαζί με την επιχείρησή σας μπορεί να σας γλιτώσει από χρόνο και αναστάτωση.
8. Σκεφτείτε την εμπειρία της ομάδας σας
Ένας χώρος coworking δεν προορίζεται μόνο για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.
Οι υπάλληλοί σας θα περάσουν ένα σημαντικό μέρος της εργάσιμης ημέρας τους εκεί, επομένως η εμπειρία τους έχει σημασία.
Ζητήστε από την ομάδα σας να σας πει τι χρειάζεται από έναν χώρο εργασίας.
Κάποιοι μπορεί να εκτιμούν τις ήσυχες περιοχές. Άλλοι μπορεί να ενδιαφέρονται περισσότερο για κοινωνικούς χώρους, καφετέριες ή πρόσβαση σε αίθουσες συσκέψεων.
Η άνεση έχει επίσης σημασία.
Δείτε τις καρέκλες, τα γραφεία, τον φωτισμό και τη συνολική διάταξη. Αυτά τα πράγματα μπορεί να φαίνονται μικρά, αλλά μπορούν να έχουν μεγάλο αντίκτυπο όταν οι άνθρωποι περνούν αρκετές ώρες εργαζόμενοι εκεί.
Ένας καλός χώρος εργασίας θα πρέπει να βοηθά τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα και συγκεντρωμένοι.
Θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη εάν ο χώρος υποστηρίζει διαφορετικά στυλ εργασίας.
Ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να θέλουν να εργάζονται σε ένα γραφείο όλη την ημέρα. Άλλοι μπορεί να προτιμούν να μετακινούνται μεταξύ ιδιωτικών δωματίων, χώρων συνεργασίας και ανεπίσημων χώρων.
Ένας καλά σχεδιασμένος χώρος εργασίας μπορεί να δώσει στην ομάδα σας περισσότερες επιλογές κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
9. Σκεφτείτε την εικόνα της εταιρείας σας
Ο χώρος εργασίας σας μπορεί να πει πολλά για την επιχείρησή σας.
Αυτό γίνεται ιδιαίτερα σημαντικό όταν συνεργάζεστε με πελάτες, επενδυτές, συνεργάτες ή διεθνείς εταιρείες.
Σκεφτείτε τον τύπο της εικόνας που θέλετε να επικοινωνήσει η εταιρεία σας.
Θέλετε ένα χαλαρό και δημιουργικό περιβάλλον; Μια σύγχρονη εταιρική αίσθηση; Ένα premium επιχειρηματικό περιβάλλον;
Ο χώρος coworking θα πρέπει να ταιριάζει με το brand σας και τις προσδοκίες των πελατών σας.
Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να επιλέξετε το πιο ακριβό γραφείο.
Σημαίνει να επιλέξετε ένα περιβάλλον που φαντάζει κατάλληλο για την επιχείρησή σας.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία παροχής επαγγελματικών υπηρεσιών που συναντά τακτικά εταιρικούς πελάτες μπορεί να έχει διαφορετικές απαιτήσεις από μια μικρή δημιουργική ομάδα που σπάνια δέχεται επισκέπτες.
Ο χώρος εργασίας σας είναι μέρος της εμπειρίας του πελάτη, επομένως αξίζει να τον εξετάσετε προσεκτικά.
10. Ελέγξτε τις διαθέσιμες παροχές
Οι παροχές (amenities) μπορούν να κάνουν την καθημερινή εργασία πολύ πιο εύκολη.
Ορισμένοι χώροι coworking προσφέρουν μόνο τα βασικά, ενώ άλλοι παρέχουν ένα ευρύτερο φάσμα διευκολύνσεων.
Ανάλογα με τις ανάγκες σας, οι χρήσιμες παροχές μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Εγκαταστάσεις κουζίνας
- Καφέ και αναψυκτικά
- Χώρους χαλάρωσης (lounge areas)
- Τηλεφωνικούς θαλάμους (phone booths)
- Χώρους ευεξίας (wellness areas)
- Εγκαταστάσεις εκτύπωσης
- Διαχείριση αλληλογραφίας
- Υπηρεσίες υποδοχής (reception)
- Χώρους εκδηλώσεων (event spaces)
- Ασφαλή πρόσβαση
- Εγκαταστάσεις για ποδήλατα
- Χώρο στάθμευσης (parking)
Μην επιλέγετε παροχές απλώς επειδή ακούγονται ωραίες.
Σκεφτείτε ποιες από αυτές θα χρησιμοποιήσει πραγματικά η ομάδα σας.
Για παράδειγμα, εάν οι υπάλληλοί σας εργάζονται πολλές ώρες στο γραφείο, οι άνετοι χώροι διαλείμματος και τα αναψυκτικά μπορεί να είναι πολύτιμα. Εάν η ομάδα σας εργάζεται κυρίως εξ αποστάσεως, αυτές οι εγκαταστάσεις μπορεί να έχουν μικρότερη σημασία.
Ο στόχος είναι να βρείτε τον σωστό συνδυασμό και όχι τη μεγαλύτερη λίστα παροχών.
11. Δείτε την κοινότητα
Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα του coworking είναι η κοινότητα.
Ένα καλό περιβάλλον coworking μπορεί να σας φέρει κοντά με επιχειρηματίες, επαγγελματίες, εταιρείες και ανθρώπους από διαφορετικούς κλάδους.
Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ευκαιρίες για δικτύωση, συνεργασία και νέες επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Όμως οι κοινότητες των coworking χώρων μπορεί να διαφέρουν σημαντικά.
Ορισμένοι χώροι διοργανώνουν τακτικά εκδηλώσεις, εργαστήρια και συναντήσεις δικτύωσης. Άλλοι εστιάζουν περισσότερο στο να παρέχουν ένα ήσυχο μέρος για εργασία.
Σκεφτείτε τι θέλετε.
Εάν η δικτύωση είναι σημαντική για την επιχείρησή σας, ρωτήστε για τις κοινοτικές εκδηλώσεις και τον τρόπο αλληλεπίδρασης των μελών.
Εάν η προτεραιότητά σας είναι η εστιασμένη εργασία, ίσως προτιμάτε μια πιο ήσυχη κοινότητα.
Ο καλύτερος χώρος coworking είναι αυτός όπου η κοινότητα ταιριάζει με τους στόχους σας.
12. Σκεφτείτε τη βιωσιμότητα και την ευεξία
Η ευεξία στον χώρο εργασίας γίνεται όλο και πιο σημαντική για τις επιχειρήσεις.
Οι άνθρωποι περνούν ένα μεγάλο μέρος της ημέρας τους στη δουλειά, επομένως το περιβάλλον μπορεί να επηρεάσει το πώς αισθάνονται και πώς αποδίδουν.
Όταν επισκέπτεστε έναν χώρο coworking, εξετάστε παράγοντες όπως το φυσικό φως, την ποιότητα του αέρα, τα επίπεδα θορύβου, τη θερμοκρασία και τη συνολική άνεση.
Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε για την προσέγγιση του κτιρίου όσον αφορά τη βιωσιμότητα.
Για επιχειρήσεις που ενδιαφέρονται για την περιβαλλοντική υπευθυνότητα και την ευεξία των εργαζομένων, αυτοί οι παράγοντες μπορεί να αποτελούν σημαντικό μέρος της απόφασης.
Ένας χώρος εργασίας δεν θα πρέπει μόνο να βοηθά τους ανθρώπους να εργάζονται. Θα πρέπει επίσης να υποστηρίζει ένα υγιέστερο και πιο άνετο περιβάλλον εργασίας.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για εταιρείες που θέλουν ο χώρος εργασίας τους να αντανακλά τις ευρύτερες αξίες τους.
13. Κατανοήστε το πλήρες κόστος
Η τιμή είναι προφανώς σημαντική, αλλά μην συγκρίνετε τους χώρους coworking μόνο με βάση τη διαφημιζόμενη μηνιαία συνδρομή.
Δείτε το πλήρες κόστος.
Μια χαμηλή μηνιαία τιμή μπορεί να γίνει πιο ακριβή εάν πρέπει να πληρώσετε επιπλέον για αίθουσες συσκέψεων, εκτυπώσεις, αναβαθμίσεις ίντερνετ, ερμάρια (lockers) ή άλλες υπηρεσίες.
Ζητήστε μια σαφή ανάλυση του τι περιλαμβάνεται.
Για παράδειγμα:
Μηνιαία συνδρομή + πρόσθετες υπηρεσίες + χρεώσεις αιθουσών συσκέψεων + άλλες επιβαρύνσεις = πραγματικό μηνιαίο κόστος
Θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη την αξία που λαμβάνετε.
Ένας πιο ακριβός χώρος εργασίας μπορεί να προσφέρει ιδιωτικά γραφεία, καλύτερες εγκαταστάσεις, ισχυρότερη τοποθεσία και μεγαλύτερη ευελιξία.
Αυτό θα μπορούσε να τον καταστήσει πιο συμφέροντα για την επιχείρησή σας από έναν φθηνότερο χώρο.
Αντί να ρωτάτε μόνο, «Ποιος είναι ο φθηνότερος χώρος coworking;», ρωτήστε:
«Ποιος χώρος coworking δίνει στην επιχείρησή μου την καλύτερη αξία;»
Αυτός είναι ένας πολύ καλύτερος τρόπος για να συγκρίνετε τις επιλογές σας.
14. Ελέγξτε την ασφάλεια και την ιδιωτικότητα
Η ασφάλεια είναι μια άλλη σημαντική παράμετρος, ιδιαίτερα για εταιρείες που χειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες.
Ρωτήστε πώς έχουν πρόσβαση τα μέλη στο κτίριο και εάν εφαρμόζονται μέτρα ασφαλείας.
Θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε την ψηφιακή ασφάλεια.
Εάν οι υπάλληλοί σας εργάζονται με εμπιστευτικές πληροφορίες πελατών, οικονομικά δεδομένα ή άλλο ευαίσθητο υλικό, η ασφαλής πρόσβαση στο ίντερνετ και οι ιδιωτικοί χώροι εργασίας μπορεί να είναι σημαντικά.
Η ιδιωτικότητα είναι εξίσου σημαντική.
Εάν οι υπάλληλοι πραγματοποιούν τακτικά εμπιστευτικές συνομιλίες, ελέγξτε αν υπάρχουν διαθέσιμοι τηλεφωνικοί θάλαμοι, ιδιωτικά δωμάτια ή ιδιωτικά γραφεία.
Ένας επαγγελματικός χώρος εργασίας θα πρέπει να δίνει στην ομάδα σας τη σιγουριά να εργάζεται με ασφάλεια.
15. Σκεφτείτε την επιχειρηματική ανάπτυξη
Ο χώρος coworking θα πρέπει να υποστηρίζει το πού πηγαίνει η επιχείρησή σας, όχι μόνο το πού βρίσκεται σήμερα.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για startups και αναπτυσσόμενες εταιρείες.
Φανταστείτε η επιχείρησή σας να διπλασιαστεί σε μέγεθος κατά τη διάρκεια του επόμενου έτους.
Θα έχει ο πάροχος coworking διαθέσιμο ένα μεγαλύτερο γραφείο;
Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα γραφεία;
Μπορούν υπάλληλοι από άλλη πόλη ή χώρα να χρησιμοποιούν τον χώρο εργασίας όταν επισκέπτονται την Αθήνα;
Μπορείτε να μετακινηθείτε από έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας σε ένα ιδιωτικό γραφείο χωρίς να αλλάξετε τοποθεσία;
Αυτές οι ερωτήσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε έναν χώρο εργασίας που μπορεί να αναπτυχθεί μαζί σας.
Η αλλαγή γραφείων κάθε φορά που αλλάζει η ομάδα σας μπορεί να είναι κοστοβόρα και να προκαλέσει αναστάτωση.
Ένας ευέλικτος χώρος εργασίας σάς δίνει μεγαλύτερη ελευθερία να προσαρμόζεστε.
16. Επισκεφτείτε τον χώρο προτού αποφασίσετε
Η διαδικτυακή έρευνα είναι χρήσιμη, αλλά δεν μπορεί να αντικαταστήσει την προσωπική επίσκεψη σε έναν χώρο coworking.
Κανονίστε μια ξενάγηση προτού υπογράψετε συμβόλαιο.
Κατά τη διάρκεια της επίσκεψής σας, δώστε προσοχή σε πράγματα που είναι δύσκολο να κατανοήσετε στο διαδίκτυο.
Ακούστε τα επίπεδα θορύβου.
Ελέγξτε πόσο γεμάτος είναι ο χώρος εργασίας.
Δείτε πώς χρησιμοποιούν οι άνθρωποι τους κοινόχρηστους χώρους.
Δοκιμάστε το ίντερνετ αν είναι δυνατόν.
Ελέγξτε τις αίθουσες συσκέψεων.
Μιλήστε με την ομάδα που διαχειρίζεται τον χώρο.
Το πιο σημαντικό, προσπαθήστε να φανταστείτε την κανονική εργάσιμη ημέρα σας εκεί.
Θα ήταν άνετα η ομάδα σας;
Θα μπορούσατε να συγκεντρωθείτε;
Θα αισθάνονταν άνετα οι πελάτες σας αν σας επισκέπτονταν;
Θα εξακολουθούσε να λειτουργεί ο χώρος εάν η επιχείρησή σας αναπτυσσόταν;
Οι απαντήσεις σας μπορούν να σας πουν πολύ περισσότερα πράγματα από τις φωτογραφίες σε έναν ιστότοπο.
17. Κάντε τις σωστές ερωτήσεις
Προτού υπογράψετε μια συμφωνία coworking, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε ακριβώς τι παίρνετε.
Ακολουθούν μερικές χρήσιμες ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε στον πάροχο:
Σχετικά με τον χώρο εργασίας
- Τι τύποι γραφείων είναι διαθέσιμοι;
- Πόσα άτομα μπορεί να φιλοξενήσει το κάθε γραφείο;
- Μπορούμε να αλλάξουμε το μέγεθος του γραφείου μας αργότερα;
Σχετικά με το συμβόλαιο
- Ποια είναι η ελάχιστη διάρκεια δέσμευσης;
- Τι συμβαίνει εάν πρέπει να αποχωρήσουμε νωρίτερα;
- Μπορούμε να αναβαθμίσουμε ή να υποβαθμίσουμε τη συνδρομή μας;
Σχετικά με τις αίθουσες συσκέψεων
- Πόσες αίθουσες συσκέψεων είναι διαθέσιμες;
- Πώς γίνεται η κράτηση;
- Περιλαμβάνονται στη συνδρομή;
Σχετικά με την τεχνολογία
- Τι είδους σύνδεση ίντερνετ παρέχεται;
- Περιλαμβάνεται το Wi-Fi;
- Τι τεχνολογία είναι διαθέσιμη στις αίθουσες συσκέψεων;
Σχετικά με την πρόσβαση
- Ποιες είναι οι ώρες λειτουργίας;
- Είναι διαθέσιμη η πρόσβαση 24/7;
- Μπορούν οι υπάλληλοι να έχουν πρόσβαση στον χώρο εργασίας ανεξάρτητα;
Σχετικά με τα πρόσθετα κόστη
- Υπάρχουν έξοδα ενεργοποίησης (setup fees);
- Υπάρχουν χρεώσεις για τις αίθουσες συσκέψεων;
- Περιλαμβάνονται οι εκτυπώσεις και άλλες υπηρεσίες;
Η λήψη σαφών απαντήσεων πριν από την υπογραφή μπορεί να αποτρέψει δυσάρεστες εκπλήξεις αργότερα.
18. Συγκρίνετε τη λίστα των επιλογών σας
Αφού επισκεφτείτε αρκετούς χώρους coworking, συγκρίνετέ τους δίπλα-δίπλα.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια απλή λίστα με βάση τους παράγοντες που έχουν μεγαλύτερη σημασία για την επιχείρησή σας.
Για παράδειγμα:
| Παράγοντας | Χώρος Α | Χώρος Β | Χώρος Γ |
|---|---|---|---|
| Τοποθεσία | Εξαιρετική | Καλή | Καλή |
| Ιδιωτικά γραφεία | Ναι | Ναι | Όχι |
| Αίθουσες συσκέψεων | Εξαιρετικές | Καλές | Καλές |
| Ευελιξία | Υψηλή | Μέτρια | Υψηλή |
| Παροχές | Εξαιρετικές | Καλές | Μέτριες |
| Κοινότητα | Ισχυρή | Μέτρια | Ισχυρή |
| Ευεξία | Εξαιρετική | Καλή | Καλή |
| Τιμή | Μέτρια | Χαμηλή | Υψηλή |
Δεν χρειάζεται να επιλέξετε τον χώρο που συγκεντρώνει την υψηλότερη βαθμολογία σε κάθε κατηγορία.
Αντίθετα, δώστε μεγαλύτερη βαρύτητα στα πράγματα που είναι σημαντικά για την επιχείρησή σας.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία που συναντά πελάτες κάθε εβδομάδα μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για την τοποθεσία και τις αίθουσες συσκέψεων παρά για τις εκδηλώσεις δικτύωσης.
Μια εταιρεία που λειτουργεί κυρίως με απομακρυσμένη εργασία (remote-first) μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για την ευελιξία και την πρόσβαση.
Η καλύτερη επιλογή είναι αυτή που ταιριάζει με τις προτεραιότητές σας.
19. Μην επιλέγετε με βάση την τιμή μόνο
Ο προϋπολογισμός έχει σημασία, αλλά η επιλογή της φθηνότερης επιλογής μπορεί μερικές φορές να κοστίσει περισσότερο μακροπρόθεσμα.
Φανταστείτε να επιλέξετε έναν χώρο coworking χαμηλού κόστους αλλά να ανακαλύψετε ότι έχει περιορισμένες αίθουσες συσκέψεων, αναξιόπιστο ίντερνετ και ελάχιστη ιδιωτικότητα.
Οι υπάλληλοί σας γίνονται λιγότερο παραγωγικοί, οι συναντήσεις με πελάτες δυσκολεύουν και τελικά χρειάζεται να μετακομίσετε.
Τα χρήματα που εξοικονομήθηκαν από τη μηνιαία συνδρομή μπορεί να μην αξίζουν τα προβλήματα που δημιουργήθηκαν.
Αντίθετα, κοιτάξτε τη συνολική αξία.
Ένας καλός χώρος coworking θα πρέπει να διευκολύνει την ομάδα σας να εργάζεται, να συναντά πελάτες και να αναπτύσσει την επιχείρηση.
Αυτό είναι που πραγματικά πληρώνετε.
20. Επιλέξτε έναν χώρο εργασίας που ταιριάζει στο μέλλον σας
Ο κατάλληλος χώρος coworking δεν θα πρέπει να λύνει μόνο τις σημερινές ανάγκες γραφείου.
Θα πρέπει να υποστηρίζει την επιχείρησή σας καθώς αυτή εξελίσσεται.
Η ομάδα σας μπορεί να μεγαλώσει. Το μοντέλο εργασίας σας μπορεί να αλλάξει. Μπορεί να αρχίσετε να συναντάτε περισσότερους πελάτες. Μπορεί να προσλάβετε υπαλλήλους από διαφορετικές χώρες. Μπορεί να χρειαστείτε μεγαλύτερα γραφεία ή περισσότερες αίθουσες συσκέψεων.
Η ευελιξία σάς δίνει τη δυνατότητα να προσαρμόζεστε.
Αυτός είναι ένας από τους ισχυρότερους λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις επιλέγουν το coworking έναντι των παραδοσιακών ρυθμίσεων γραφείου.
Μπορείτε να έχετε έναν επαγγελματικό χώρο εργασίας χωρίς να αναλαμβάνετε όλες τις ευθύνες που συνοδεύουν τη διαχείριση ενός παραδοσιακού γραφείου.
Γιατί η Αθήνα είναι μια ισχυρή επιλογή για τις σύγχρονες επιχειρήσεις
Η Αθήνα προσφέρει ένα ενδιαφέρον περιβάλλον για επιχειρήσεις που αναζητούν ευέλικτο χώρο εργασίας.
Η πόλη συνδυάζει μια αναπτυσσόμενη επιχειρηματική κοινότητα με έναν διεθνή προσανατολισμό, καθιστώντας την ελκυστική για εταιρείες, επιχειρηματίες και επαγγελματίες από διαφορετικές αγορές.
Για επιχειρήσεις που συνεργάζονται με πελάτες από το εξωτερικό ή κατανεμημένες ομάδες, η Αθήνα μπορεί επίσης να προσφέρει μια βολική βάση για εργασία σε ολόκληρη την Ευρώπη και πέρα από αυτήν.
Όμως η επιλογή της Αθήνας είναι μόνο το πρώτο βήμα.
Το επόμενο ερώτημα είναι ποιος χώρος εργασίας είναι ο κατάλληλος για την επιχείρησή σας.
Αυτή η απόφαση θα πρέπει να βασίζεται σε πρακτικές ανάγκες, παρά στην απλή επιλογή του πιο ελκυστικού γραφείου.
Βρίσκοντας τον κατάλληλο χώρο Coworking στην Αθήνα
Η επιλογή ενός χώρου coworking δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη.
Ξεκινήστε κατανοώντας τις ανάγκες της επιχείρησής σας.
Στη συνέχεια, εξετάστε την τοποθεσία, τον τύπο του χώρου εργασίας, την ιδιωτικότητα, την τεχνολογία, τις αίθουσες συσκέψεων, την ευελιξία, τις παροχές και το κόστος.
Σκεφτείτε τους υπαλλήλους σας καθώς και τους πελάτες σας. Εξετάστε πώς ο χώρος εργασίας θα υποστηρίξει την επιχείρησή σας σε έξι μήνες ή ένα χρόνο από τώρα, όχι μόνο σήμερα.
Το πιο σημαντικό, επισκεφτείτε τους χώρους που εξετάζετε.
Ένας χώρος coworking μπορεί να φαίνεται τέλειος στο διαδίκτυο, αλλά η πραγματική εμπειρία προέρχεται από την παρουσία σας εκεί.
Για επιχειρήσεις που αναζητούν έναν επαγγελματικό και ευέλικτο χώρο εργασίας στην Αθήνα, η ViOS προσφέρει μια σύγχρονη προσέγγιση στον χώρο εργασίας. Οι χώροι της είναι σχεδιασμένοι γύρω από τις ανάγκες των επιχειρήσεων που θέλουν κάτι περισσότερο από ένα γραφείο, με έμφαση στα επαγγελματικά περιβάλλοντα εργασίας, την ευεξία και την ευελιξία.
Ο σωστός χώρος εργασίας θα πρέπει να διευκολύνει την εργασία.
Θα πρέπει να προσφέρει στην ομάδα σας έναν άνετο χώρο για να συγκεντρωθεί, να παρέχει τις εγκαταστάσεις που χρειάζεστε για να συναντήσετε πελάτες και να δώσει στην επιχείρησή σας χώρο να αναπτυχθεί.
Όταν βρείτε αυτή την ισορροπία, ο χώρος coworking γίνεται κάτι περισσότερο από ένα γραφείο. Γίνεται ένα σημαντικό μέρος του τρόπου με τον οποίο η επιχείρησή σας λειτουργεί και αναπτύσσεται.