Μία από τις πρώτες αποφάσεις που πρέπει να λάβετε όταν επιλέγετε έναν συνεργατικό χώρο είναι να αποφασίσετε ποιον τύπο εργασιακού χώρου χρειάζεστε πραγματικά.
Οι περισσότεροι συνεργατικοί χώροι προσφέρουν αρκετές επιλογές, συμπεριλαμβανομένων των ευέλικτων θέσεων εργασίας, των αποκλειστικών θέσεων και των ιδιωτικών γραφείων.
Κάθε επιλογή έχει διαφορετικά πλεονεκτήματα. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το πόσο συχνά εργάζεστε από το γραφείο, πόση ιδιωτικότητα χρειάζεστε, εάν εργάζεστε μόνοι σας ή με ομάδα και πόση ευελιξία απαιτεί η επιχείρησή σας.
Ακολουθούν όσα πρέπει να γνωρίζετε για κάθε επιλογή.
Τι είναι η Ευέλικτη θέση εργασίας (Hot Desk);
Ένα hot desk είναι ένας ευέλικτος εργασιακός χώρος τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να έχετε μόνιμο γραφείο.
Αντί να έχετε μια συγκεκριμένη θέση εργασίας, επιλέγετε ένα διαθέσιμο γραφείο όταν φτάνετε.
Αυτή είναι συχνά μια καλή επιλογή για ελεύθερους επαγγελματίες, απομακρυσμένους εργαζόμενους και άτομα που δεν χρειάζεται να εργάζονται από το γραφείο κάθε μέρα.
Πλεονεκτήματα της ευέλικτης θέσης εργασίας
Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα είναι η ευελιξία.
Συνήθως δεν χρειάζεται να πληρώνετε για μια μόνιμη θέση εργασίας όταν χρειάζεστε απλώς ένα μέρος για να εργαστείτε περιστασιακά.
Τα hot desks μπορούν επίσης να διευκολύνουν τη γνωριμία με άλλους επαγγελματίες, επειδή εργάζεστε σε ένα κοινόχρηστο περιβάλλον.
Μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα εάν το πρόγραμμά σας αλλάζει τακτικά.
Σημεία προς εξέταση
Ο κύριος περιορισμός είναι ότι ενδέχεται να μην έχετε το ίδιο γραφείο κάθε μέρα.
Εάν σας αρέσει να έχετε τη δική σας διαρρύθμιση ή πρέπει να αφήνετε εξοπλισμό στη θέση εργασίας σας, ένα αποκλειστικό γραφείο (dedicated desk) μπορεί να είναι πιο κατάλληλο.
Τα hot desks μπορούν επίσης να προσφέρουν λιγότερη ιδιωτικότητα, ανάλογα με τον σχεδιασμό του συνεργατικού χώρου.
Τι είναι η αποκλειστική θέση εργασίας (Dedicated Desk);
Ένα αποκλειστικό γραφείο σάς προσφέρει τη δική σας μόνιμη θέση εργασίας μέσα σε ένα κοινόχρηστο περιβάλλον coworking.
Έχετε ένα συγκεκριμένο γραφείο που είναι δικό σας, αλλά εξακολουθείτε να μοιράζεστε ορισμένους χώρους και εγκαταστάσεις με άλλα μέλη.
Αυτό μπορεί να αποτελέσει μια καλή μέση λύση μεταξύ ενός hot desk και ενός ιδιωτικού γραφείου.
Πλεονεκτήματα της αποκλειστικής θέσης εργασίας
Έχετε μεγαλύτερη σταθερότητα.
Μπορείτε να διατηρείτε τον εξοπλισμό σας οργανωμένο και να έχετε τον ίδιο εργασιακό χώρο κάθε μέρα. Αυτό μπορεί να διευκολύνει την εργασιακή σας ρουτίνα.
Απολαμβάνετε επίσης τα κοινωνικά οφέλη ενός κοινόχρηστου περιβάλλοντος coworking χωρίς να χρειάζεται να αναζητάτε διαθέσιμο γραφείο κάθε πρωί.
Ένα αποκλειστικό γραφείο μπορεί να λειτουργήσει εξαιρετικά για ελεύθερους επαγγελματίες, συμβούλους και μικρές επιχειρήσεις που επιθυμούν έναν σταθερό εργασιακό χώρο αλλά δεν χρειάζονται ιδιωτικό γραφείο.
Τι είναι το ιδιωτικό γραφείο (Private Office);
Ένα ιδιωτικό γραφείο είναι ένας ξεχωριστός εργασιακός χώρος για ένα άτομο ή μια ομάδα.
Παρέχει μεγαλύτερη ιδιωτικότητα και συνήθως σας προσφέρει μεγαλύτερο έλεγχο του εργασιακού σας περιβάλλοντος.
Τα ιδιωτικά γραφεία μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για εταιρείες με υπαλλήλους, για εργασίες εμπιστευτικού χαρακτήρα ή για συχνές συναντήσεις με πελάτες.
Πλεονεκτήματα ενός ιδιωτικού γραφείου
Η ιδιωτικότητα είναι το μεγαλύτερο πλεονέκτημα.
Μπορείτε να πραγματοποιείτε εμπιστευτικές συνομιλίες, να κάνετε συναντήσεις και να συγκεντρώνεστε χωρίς τους περισπασμούς που μερικές φορές προκύπτουν σε έναν ανοιχτό εργασιακό χώρο.
Ένα ιδιωτικό γραφείο μπορεί επίσης να προσφέρει μια πιο παραδοσιακή εμπειρία γραφείου, δίνοντας παράλληλα στην επιχείρησή σας πρόσβαση στις κοινόχρηστες εγκαταστάσεις του συνεργατικού χώρου.
Για αναπτυσσόμενες εταιρείες, τα ιδιωτικά γραφεία μπορούν να προσφέρουν μια επαγγελματική βάση χωρίς να απαιτείται από την επιχείρηση να διαχειρίζεται ένα ολόκληρο παραδοσιακό γραφείο.
Ποια επιλογή είναι κατάλληλη για εσάς;
Δεν υπάρχει μία και μοναδική απάντηση.
Σκεφτείτε το στυλ εργασίας σας.
Επιλέξτε ένα hot desk εάν:
- Εργάζεστε εξ αποστάσεως τον περισσότερο χρόνο.
- Χρειάζεστε εργασιακό χώρο μόνο περιστασιακά.
- Προτιμάτε την ευελιξία.
- Δεν χρειάζεστε μόνιμη θέση εργασίας.
Επιλέξτε ένα dedicated desk εάν:
- Εργάζεστε από το γραφείο τακτικά.
- Θέλετε τη δική σας σταθερή θέση εργασίας.
- Απολαμβάνετε να βρίσκεστε σε ένα κοινόχρηστο περιβάλλον coworking.
- Δεν χρειάζεστε ένα εντελώς ιδιωτικό γραφείο.
Επιλέξτε ένα ιδιωτικό γραφείο εάν:
- Εργάζεστε με ομάδα.
- Διαχειρίζεστε τακτικά εμπιστευτικές πληροφορίες.
- Χρειάζεστε ιδιωτικότητα.
- Συναντάτε πελάτες συχνά.
- Επιθυμείτε ένα αποκλειστικό επιχειρηματικό περιβάλλον.
Σκεφτείτε τις μελλοντικές σας ανάγκες
Οι τρέχουσες ανάγκες σας είναι σημαντικές, αλλά και οι μελλοντικές σας ανάγκες έχουν σημασία.
Ένας ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να ξεκινήσει με ένα hot desk και αργότερα να χρειαστεί ένα αποκλειστικό γραφείο.
Μια μικρή εταιρεία μπορεί να ξεκινήσει με μερικά αποκλειστικά γραφεία και τελικά να χρειαστεί ένα ιδιωτικό γραφείο.
Πριν επιλέξετε τον εργασιακό σας χώρο, ρωτήστε εάν ο πάροχος coworking σάς επιτρέπει να αναβαθμίσετε τη συνδρομή σας καθώς αναπτύσσεται η επιχείρησή σας.
Αυτή η ευελιξία μπορεί να σας γλιτώσει από την ανάγκη να αναζητήσετε νέο εργασιακό χώρο αργότερα.
Μην ξεχνάτε τις αίθουσες συναντήσεων
Ακόμα κι αν επιλέξετε ένα hot desk ή ένα αποκλειστικό γραφείο, ενδέχεται να χρειαστείτε κάπου ιδιωτικά για συναντήσεις.
Ελέγξτε εάν η συνδρομή σας παρέχει πρόσβαση σε αίθουσες συσκέψεων και πώς λειτουργεί το σύστημα κρατήσεων.
Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν συνεργάζεστε με πελάτες ή πραγματοποιείτε τακτικά βιντεοκλήσεις.
Τελικές Σκέψεις
Τα hot desks, τα αποκλειστικά γραφεία και τα ιδιωτικά γραφεία εξυπηρετούν όλα διαφορετικούς σκοπούς.
Ένα hot desk είναι ιδανικό για ευελιξία. Ένα αποκλειστικό γραφείο σάς προσφέρει σταθερότητα, διατηρώντας σας παράλληλα σε ένα κοινόχρηστο περιβάλλον. Ένα ιδιωτικό γραφείο παρέχει μεγαλύτερη ιδιωτικότητα και λειτουργεί εξαιρετικά για ομάδες και επιχειρήσεις που χρειάζονται έναν πιο αποκλειστικό χώρο.
Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τον τρόπο που εργάζεστε σήμερα και από την κατεύθυνση στην οποία κινείται η επιχείρησή σας.
Πριν επιλέξετε έναν εργασιακό χώρο, λάβετε υπόψη και τους ευρύτερους παράγοντες. Η τοποθεσία, οι παροχές, οι αίθουσες συσκέψεων, η ευελιξία και το συνολικό περιβάλλον μπορούν να επηρεάσουν την εμπειρία σας.
Για έναν πιο πλήρη οδηγό, διαβάστε το άρθρο Πως να επιλέξετε το κατάλληλο συνεργατικό περιβάλλον στην Αθήνα για την επιχείρησή σας και συγκρίνετε τους παράγοντες που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία για την εταιρεία σας.