Η επιλογή μεταξύ ενός εικονικού γραφείου (virtual office) και ενός φυσικού γραφείου δεν είναι πλέον μια απλή απόφαση.
Οι επιχειρήσεις σήμερα μπορούν να λειτουργούν εξ αποστάσεως, να χρησιμοποιούν συνεργατικούς χώρους (coworking spaces), να νοικιάζουν ιδιωτικά γραφεία ή να συνδυάζουν αρκετές επιλογές. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης, την έδρα των εργαζομένων της και τη συχνότητα με την οποία χρειάζεται έναν φυσικό χώρο εργασίας.
Η κατανόηση της διαφοράς μεταξύ ενός εικονικού γραφείου έναντι ενός φυσικού γραφείου μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να επιλέξουν μια διαρρύθμιση που ανταποκρίνεται στις πραγματικές τους ανάγκες.
Τι είναι το εικονικό γραφείο;
Ένα εικονικό γραφείο δίνει σε μια επιχείρηση πρόσβαση σε ορισμένες υπηρεσίες γραφείου χωρίς να απαιτείται από τους υπαλλήλους να εργάζονται από έναν μόνιμο φυσικό χώρο.
Ανάλογα με τον πάροχο, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μια επαγγελματική διεύθυνση, διαχείριση αλληλογραφίας, τηλεφωνική υποστήριξη, πρόσβαση σε αίθουσες συσκέψεων ή άλλες επιχειρηματικές υπηρεσίες.
Ένα εικονικό γραφείο στην Αθήνα μπορεί να είναι χρήσιμο για επιχειρήσεις που επιθυμούν τοπική παρουσία χωρίς να διατηρούν γραφείο πλήρους απασχόλησης.
Για παράδειγμα, μια εξ αποστάσεως εταιρεία με έδρα εκτός Αθηνών μπορεί να επιθυμεί μια επαγγελματική διεύθυνση στην Αθήνα, ενώ οι υπάλληλοί της συνεχίζουν να εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες.
Τι είναι το φυσικό γραφείο;
Ένα φυσικό γραφείο δίνει στους εργαζόμενους έναν αποκλειστικό χώρο για να εργαστούν.
Μπορεί να περιλαμβάνει ιδιωτικά γραφεία, αίθουσες συσκέψεων, κοινόχρηστους χώρους εργασίας, χώρους υποδοχής και άλλες εγκαταστάσεις.
Ένα φυσικό γραφείο μπορεί να είναι χρήσιμο για εταιρείες των οποίων οι ομάδες πρέπει να εργάζονται μαζί τακτικά ή για επιχειρήσεις που συναντούν συχνά πελάτες και συνεργάτες από κοντά.
Ωστόσο, ένα παραδοσιακό γραφείο μπορεί επίσης να συνεπάγεται σημαντικά κόστη, συμπεριλαμβανομένων του ενοικίου, των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας, των επίπλων, της συντήρησης και άλλων λειτουργικών εξόδων.
Εικονικό γραφείο vs. Φυσικό χώρος: Η κύρια διαφορά
Η μεγαλύτερη διαφορά είναι ο φυσικός χώρος που χρειάζεται πραγματικά η επιχείρηση.
Ένα εικονικό γραφείο είναι πρωτίστως σχεδιασμένο για επιχειρήσεις που χρειάζονται επαγγελματική παρουσία και επιχειρηματικές υπηρεσίες χωρίς μόνιμο εργασιακό χώρο.
Ένα φυσικό γραφείο είναι σχεδιασμένο για επιχειρήσεις που χρειάζονται οι εργαζόμενοί τους να έχουν έναν σταθερό χώρο εργασίας.
Καμία από τις δύο επιλογές δεν είναι αυτόματα καλύτερη.
Η σωστή επιλογή εξαρτάται από την επιχείρηση.
Πότε ένα εικονικό γραφείο μπορεί να είναι κατάλληλο
Ένα εικονικό γραφείο μπορεί να λειτουργήσει εξαιρετικά για μια εξ αποστάσεως επιχείρηση με υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι ή από διαφορετικές τοποθεσίες.
Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για:
- Ελεύθερους επαγγελματίες
- Συμβούλους
- Μικρές επιχειρήσεις
- Νεοφυείς επιχειρήσεις
- Επιχειρήσεις που εισέρχονται σε μια νέα αγορά
- Εταιρείες που σπάνια χρειάζονται φυσικό χώρο γραφείου
Για αυτές τις επιχειρήσεις, η πληρωμή για ένα μεγάλο μόνιμο γραφείο μπορεί να μην έχει νόημα.
Ένα εικονικό γραφείο μπορεί να προσφέρει επαγγελματική επιχειρηματική παρουσία, επιτρέποντας παράλληλα στην ομάδα να παραμένει ευέλικτη.
Πότε ένα φυσικό γραφείο μπορεί να είναι καλύτερο
Ένα φυσικό γραφείο μπορεί να έχει περισσότερο νόημα όταν οι εργαζόμενοι πρέπει να εργάζονται μαζί τακτικά.
Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο όταν μια επιχείρηση πραγματοποιεί συχνές συναντήσεις με πελάτες, χρειάζεται ιδιωτικούς χώρους εργασίας ή έχει μια ομάδα που επωφελείται από τη διά ζώσης συνεργασία.
Ωστόσο, ένα φυσικό γραφείο δεν σημαίνει απαραίτητα μια παραδοσιακή μακροχρόνια μίσθωση.
Ένα ευέλικτο γραφείο μπορεί να προσφέρει ιδιωτικά γραφεία, κοινόχρηστους χώρους εργασίας, αίθουσες συσκέψεων και άλλες εγκαταστάσεις με μεγαλύτερη ευελιξία ως προς τον τρόπο χρήσης του χώρου.
Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε και τα δύο μοντέλα
Οι επιχειρήσεις δεν χρειάζεται πάντα να επιλέγουν μόνο ένα μοντέλο.
Μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιεί ένα εικονικό γραφείο για την επαγγελματική της διεύθυνση, έχοντας παράλληλα πρόσβαση σε φυσικό εργασιακό χώρο όποτε οι εργαζόμενοι το χρειάζονται.
Για παράδειγμα, μια εξ αποστάσεως εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιεί ένα εικονικό γραφείο στην Αθήνα για την επιχειρηματική της παρουσία και να κλείνει αίθουσες συσκέψεων όταν χρειάζεται να συναντηθεί με πελάτες.
Μια άλλη εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιεί ένα μικρό ιδιωτικό γραφείο για τον πυρήνα της ομάδας της, επιτρέποντας παράλληλα στους υπόλοιπους υπαλλήλους να εργάζονται εξ αποστάσεως.
Αυτή η υβριδική προσέγγιση μπορεί να προσφέρει στις επιχειρήσεις μεγαλύτερη ευελιξία.
Λάβετε υπόψη πώς λειτουργεί πραγματικά η επιχείρησή σας
Πριν επιλέξετε μεταξύ εικονικού και φυσικού γραφείου, θέστε μερικά πρακτικά ερωτήματα.
Πόσο συχνά πρέπει να συναντιούνται οι εργαζόμενοι από κοντά;
Πόσο συχνά συναντάτε πελάτες;
Χρειάζεστε ένα μόνιμο γραφείο για κάθε υπάλληλο;
Χρειάζεστε μια επαγγελματική διεύθυνση επιχείρησης;
Οι υπάλληλοί σας έχουν ως βάση μία τοποθεσία ή είναι διάσπαρτοι σε διαφορετικές πόλεις;
Πόσο γρήγορα αναπτύσσεται η επιχείρηση;
Οι απαντήσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε πόσο φυσικό χώρο χρειάζεστε πραγματικά.
Το καλύτερο μοντέλο γραφείου μπορεί να αλλάξει με την πάροδο του χρόνου
Οι απαιτήσεις της επιχείρησής σας σήμερα ενδέχεται να μην είναι οι ίδιες τον επόμενο χρόνο.
Μια startup μπορεί να ξεκινήσει με ένα εικονικό γραφείο ενώ η ομάδα της εργάζεται εξ αποστάσεως. Καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται, μπορεί να χρειαστεί ιδιωτικά γραφεία και σταθερό χώρο συσκέψεων.
Μια μεγαλύτερη εταιρεία μπορεί επίσης να κινηθεί προς την αντίθετη κατεύθυνση, μειώνοντας τον μόνιμο χώρο γραφείων της καθώς περισσότεροι εργαζόμενοι μεταβαίνουν σε εξ αποστάσεως ή υβριδική εργασία.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ευελιξία έχει σημασία.
Η καλύτερη λύση δεν είναι απαραίτητα εκείνη που σας δίνει τον περισσότερο χώρο. Είναι εκείνη που δίνει στην επιχείρησή σας τον κατάλληλο χώρο για τις τρέχουσες ανάγκες της, επιτρέποντάς σας παράλληλα να προσαρμόζεστε καθώς οι ανάγκες αυτές αλλάζουν.
Τελικές Σκέψεις
Η επιλογή μεταξύ ενός εικονικού γραφείου έναντι ενός φυσικού γραφείου εξαρτάται από τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας.
Ένα εικονικό γραφείο μπορεί να προσφέρει επαγγελματική παρουσία και διεύθυνση επιχείρησης χωρίς το κόστος συντήρησης ενός μόνιμου εργασιακού χώρου. Ένα φυσικό γραφείο μπορεί να προσφέρει ένα αποκλειστικό περιβάλλον για τους εργαζόμενους, τη συνεργασία και τις συναντήσεις με πελάτες.
Για πολλές σύγχρονες επιχειρήσεις, η απάντηση μπορεί να είναι ένας συνδυασμός και των δύο.
Η χρήση εικονικού γραφείου, ευέλικτου γραφείου, αίθουσας συσκέψεων ή ιδιωτικού εργασιακού χώρου όταν απαιτείται, μπορεί να επιτρέψει στις επιχειρήσεις να δημιουργήσουν μια διαρρύθμιση που ταιριάζει στο στυλ εργασίας τους, αντί να δεσμεύονται για περισσότερο χώρο γραφείου από όσα πραγματικά χρειάζονται.