Τι κάνει μία συνάντηση αποτελεσματική;
Σύμφωνα με την Atlassian, μια αποτελεσματική συνάντηση είναι αυτή που συγκεντρώνει έναν συγκεκριμένο αριθμό ατόμων, σε έναν φυσικό ή ψηφιακό χώρο, για έναν πολύ συγκεκριμένο λόγο. Η συνάντηση πρέπει να είναι ανοιχτή στον διάλογο και να οδηγεί σε ένα χειροπιαστό αποτέλεσμα.
Ο σκοπός μιας συνάντησης θα πρέπει να είναι η εστίαση στη συζήτηση που λαμβάνει χώρα εδώ και τώρα, αντί να αποτελεί μια ξεπερασμένη μορφή επικοινωνίας μέσω αλυσιδωτών emails.
Όσο λιγότεροι, τόσο καλύτερα
Η Calendly συνέταξε μια λίστα με αυτούς που θα πρέπει να είναι παρόντες στις συναντήσεις:
όσοι έχουν σχετικό στόχο
όσοι λαμβάνουν αποφάσεις
όσοι θεωρούνται σημαντικοί για την υλοποίηση
όσοι επηρεάζονται από τα προβλήματα που προκύπτουν
όσοι είναι υπεύθυνοι για το θέμα της συζήτησης
όσοι έχουν την τεχνογνωσία και μπορούν να συνεισφέρουν ουσιαστικά
Η ατζέντα της ημέρας
Η πιο σημαντική προϋπόθεση για μια επιτυχημένη συνάντηση, σύμφωνα με τους New York Times, είναι η ύπαρξη ατζέντας. Είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει με οποιαδήποτε μορφή (έντυπη, γραμμένη στον πίνακα ή παρουσιασμένη στην αρχή της συνάντησης), ώστε να είναι σαφής ο σκοπός της. Η ατζέντα λειτουργεί ως πυξίδα της συζήτησης.
Ο τελικός σκοπός της συνάντησης
Η ατζέντα είναι καθοριστική για να παραμείνει η συνάντηση στο θέμα καθ’ όλη τη διάρκειά της. Εξίσου σημαντικός, όμως, είναι και ο τελικός της στόχος. Η ατζέντα μπορεί να περιγράφει μόνο τη διαδικασία που οδηγεί στον στόχο. Σύμφωνα με τη McKinsey, συχνά συγχέουμε τις συναντήσεις με το θέμα της ατζέντας και όχι με τον πραγματικό μας σκοπό.
Πόσες φορές έχουμε βρεθεί στη μέση μιας διευκρίνισης ότι η συνάντηση γίνεται για να ανταλλάξουμε πληροφορίες και γνώσεις, να συζητήσουμε ή να καταλήξουμε σε μια απόφαση;
Διαχείριση χρόνου στις συναντήσεις
Τέσσερα πράγματα μπορεί να πάνε στραβά με τη διαχείριση του χρόνου:
Η συνάντηση ξεκινά αργά
Η συνάντηση τελειώνει αργά
Ένα μόνο θέμα κυριαρχεί σε όλη τη συζήτηση
Η συνάντηση είναι πολύ μεγάλη και οι συμμετέχοντες χάνουν τη συγκέντρωσή τους
Το Psychology Today ορίζει τη διαχείριση χρόνου ως την ικανότητα ενός ατόμου να προγραμματίζει και να ελέγχει πώς ξοδεύεται ο χρόνος μέσα στην ημέρα, ώστε να επιτυγχάνει τους καθημερινούς του στόχους.
Οι τέσσερις λειτουργίες της διαχείρισης χρόνου
Σύμφωνα με το Project Management Quarterly, η διαχείριση χρόνου αποτελείται από τέσσερις βασικές λειτουργίες:
Σχεδιασμός: να ξέρεις πώς να οργανώσεις την ημέρα και τις συναντήσεις σου, και πώς η ομάδα σου θα πετύχει τους στόχους της. Ο project manager πρέπει να προβλέπει πιθανά προβλήματα και να εξασφαλίζει τον απαραίτητο χρόνο.
Προγραμματισμός: οι υπεύθυνοι που αντιλαμβάνονται γρήγορα την πίεση του χρόνου, προσαρμόζουν ανάλογα το πρόγραμμα. Πρέπει να γνωρίζουν τι χρειάζεται να γίνει, ποιο είναι προτεραιότητα, ποιος μπορεί να το κάνει και πότε.
Παρακολούθηση: η σωστή διαχείριση χρόνου απαιτεί καλή επικοινωνία μεταξύ των μελών. Περιλαμβάνει τον τακτικό έλεγχο της πορείας του έργου και τη συμμόρφωση με το χρονοδιάγραμμα.
Έλεγχος: ο διαθέσιμος χρόνος είναι ίδιος για όλους· το πώς τον ξοδεύουμε είναι δική μας επιλογή. Οι υπεύθυνοι πρέπει να διασφαλίζουν ότι κάθε εργασία ολοκληρώνεται εγκαίρως και ότι οι αποφάσεις δεν επηρεάζουν την προθεσμία.
Σχέδιο δράσης
Κάθε συνάντηση πρέπει να καταλήγει σε ένα σχέδιο δράσης. Αυτό πρέπει να είναι σαφές, συγκεκριμένο και να απευθύνεται σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας.
Σύμφωνα με το Slack, το σχέδιο πρέπει να κατευθύνεται στους σωστούς ανθρώπους, με σαφείς προθεσμίες. Η πρόοδος κάθε εργασίας πρέπει να παρακολουθείται. Ο έλεγχος θυμίζει τις δεσμεύσεις, ενισχύει τη σοβαρότητα και δείχνει ότι ο χρόνος που επενδύθηκε στη συνάντηση εκτιμάται.
Θέσπιση κανόνων
Συχνά η συζήτηση μπορεί να εκτραπεί. Είναι σημαντικό να υπάρχουν οδηγίες ώστε οι συναντήσεις να διεξάγονται με πολιτισμένο και ήρεμο τρόπο, ακόμη και αν προκύψουν διαφωνίες:
Υπόθεσε την καλή πρόθεση του άλλου
Λάβε υπόψη πιθανές διαφορές
Εξασφάλισε διευκρίνιση και ολοκλήρωση
Αν παρατηρήσεις κάτι, μίλα γι’ αυτό
Η σιωπή σημαίνει διαφωνία
Επιτρέψτε την αποχώρηση
Είναι σημαντικό τα μέλη να αισθάνονται ελεύθερα να αποφασίσουν αν είναι χρήσιμα σε μια συνάντηση. Αν κάποιος θέλει να φύγει στη μέση, να το επιτρέψετε. Αυτή είναι μια βασική αρχή του Elon Musk. Δεν είναι λάθος να φύγει κάποιος αν θεωρεί ότι δεν έχει κάτι να προσφέρει. Συχνά, αν η ατζέντα περιλαμβάνει 10 διαφορετικά θέματα και κάποιο μέλος αφορά μόνο ένα, έχει νόημα να επιστρέψει στις υπόλοιπες εργασίες του.
Ζητήστε ανατροφοδότηση
Μπορεί να ακούγεται αυτονόητο, αλλά πόσο συχνά ζητάμε από τους συναδέλφους μας ανατροφοδότηση μετά από μια συνάντηση; Προσεγγίστε τους ατομικά, στείλτε ένα ερωτηματολόγιο ή ορίστε ένα σχέδιο παρακολούθησης. Ρωτήστε αν η συνάντηση ήταν χρήσιμη και αν έχουν προτάσεις βελτίωσης.
