Η επιχειρηματική ανάπτυξη είναι συναρπαστική, αλλά μπορεί γρήγορα να δημιουργήσει πρακτικές προκλήσεις. Μία από τις μεγαλύτερες είναι η απόφαση για το τι πρέπει να κάνετε όταν το τρέχον γραφείο σας δεν χωράει πλέον την ομάδα σας.
Ένας χώρος εργασίας που ήταν ιδανικός για δέκα υπαλλήλους μπορεί να γίνει υπερπλήρης όταν η εταιρεία μεγαλώσει στους είκοσι. Ταυτόχρονα, η μετακόμιση σε ένα πολύ μεγαλύτερο γραφείο πολύ νωρίς μπορεί να αφήσει μια επιχείρηση να πληρώνει για χώρο που δεν χρειάζεται ακόμη.
Η λύση είναι να σκέφτεστε τον χώρο του γραφείου ως κάτι που μπορεί να αναπτυχθεί παράλληλα με την επιχείρηση. Η επιλογή επεκτάσιμου χώρου γραφείου επιτρέπει στις εταιρείες να προσαρμόζουν τον χώρο εργασίας τους καθώς αλλάζουν η ομάδα τους, τα μοτίβα εργασίας και οι λειτουργικές τους απαιτήσεις.
Ξεκινήστε με τις τρέχουσες ανάγκες σας, όχι με το ιδανικό σας μέλλον
Όταν επιλέγουν γραφείο, οι επιχειρήσεις συχνά προσπαθούν να προβλέψουν πού θα βρίσκονται αρκετά χρόνια αργότερα. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ένα από δύο προβλήματα: ενοικίαση πολύ μικρού χώρου ή πληρωμή για πολύ περισσότερο χώρο από τον απαραίτητο.
Αντίθετα, ξεκινήστε με τις τρέχουσες απαιτήσεις σας.
Εξετάστε πόσοι εργαζόμενοι εργάζονται τακτικά από το γραφείο, πόσο ιδιωτικό χώρο χρειάζονται οι διάφορες ομάδες και πόσο συχνά χρησιμοποιούνται οι αίθουσες συσκέψεων. Είναι επίσης σημαντικό να λάβετε υπόψη την υβριδική εργασία. Μια εταιρεία με πενήντα υπαλλήλους μπορεί να μη χρειάζεται πενήντα γραφεία εάν πολλοί άνθρωποι εργάζονται εξ αποστάσεως σε διαφορετικές ημέρες.
Ο στόχος είναι να βρείτε ένα γραφείο που λειτουργεί σήμερα, ενώ παράλληλα δίνει στην επιχείρηση πρακτικές επιλογές για μελλοντική επέκταση.
Επιλέξτε ένα ευέλικτο γραφείο για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση
Ένα ευέλικτο γραφείο για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση μπορεί να μειώσει την πίεση της λήψης μιας μακροπρόθεσμης απόφασης σχετικά με το μέγεθος του γραφείου.
Αντί να δεσμεύονται σε ένα μεγάλο παραδοσιακό γραφείο με βάση την προβλεπόμενη ανάπτυξη, οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν έναν χώρο που ταιριάζει στις τρέχουσες ανάγκες τους και να επεκταθούν όταν είναι απαραίτητο.
Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με ένα ιδιωτικό γραφείο για οκτώ υπαλλήλους. Καθώς η ομάδα μεγαλώνει, μπορεί να είναι σε θέση να μετακομίσει σε ένα μεγαλύτερο γραφείο στον ίδιο χώρο εργασίας ή να προσθέσει επιπλέον γραφεία εκεί κοντά.
Αυτή η προσέγγιση μπορεί να κάνει την ανάπτυξη πιο εύκολη στη διαχείριση. Οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να προσαρμόζονται συνεχώς σε εντελώς νέες τοποθεσίες γραφείων και η επιχείρηση μπορεί να αποφύγει να πληρώνει για μη χρησιμοποιούμενο χώρο.
Αναζητήστε έναν επεκτάσιμο χώρο εργασίας
Ένας επεκτάσιμος χώρος εργασίας δεν είναι απλώς ένα μεγάλο κτίριο με πολλά άδεια γραφεία. Είναι ένας χώρος εργασίας που παρέχει πρακτικές επιλογές καθώς αλλάζουν οι απαιτήσεις μιας εταιρείας.
Πριν επιλέξετε έναν χώρο εργασίας, κάντε ερωτήσεις όπως:
- Μπορούμε να προσθέσουμε περισσότερα γραφεία καθώς μεγαλώνει η ομάδα μας;
- Είναι διαθέσιμα μεγαλύτερα ιδιωτικά γραφεία;
- Μπορούν να εργαστούν επιπλέον ομάδες στην ίδια τοποθεσία;
- Τι συμβαίνει εάν χρειαστούμε περισσότερο χώρο συσκέψεων;
- Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ευέλικτα γραφεία κατά τη διάρκεια περιόδων γρήγορων προσλήψεων;
Αυτές οι ερωτήσεις μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να κατανοήσουν εάν ο χώρος εργασίας μπορεί πραγματικά να υποστηρίξει τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.
Σχεδιάστε για διαφορετικούς τύπους ανάπτυξης
Η επιχειρηματική ανάπτυξη δεν σημαίνει πάντα την προσθήκη του ίδιου αριθμού υπαλλήλων σε κάθε τμήμα.
Μια εταιρεία μπορεί να προσλάβει μια μεγάλη ομάδα πωλήσεων, διατηρώντας παράλληλα την ηγετική της ομάδα μικρή. Μια άλλη επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει ένα νέο τμήμα υποστήριξης πελατών ή να επεκταθεί σε μια νέα αγορά.
Αυτό σημαίνει ότι οι εταιρείες θα πρέπει να εξετάσουν πώς οι διαφορετικές ομάδες θα χρησιμοποιούν το γραφείο.
Ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να χρειάζονται αποκλειστικά γραφεία και ιδιωτικό χώρο, ενώ άλλοι μπορεί να επισκέπτονται το γραφείο μόνο περιστασιακά. Ένας ευέλικτος χώρος εργασίας μπορεί να διευκολύνει τη δημιουργία διαφορετικών περιοχών για διαφορετικά στυλ εργασίας.
Αναθεωρείτε τακτικά τις ανάγκες σας σε γραφείο
Ο σχεδιασμός του γραφείου δεν πρέπει να είναι μια απόφαση που λαμβάνεται μία μόνο φορά.
Καθώς η επιχείρηση αλλάζει, οι απαιτήσεις του χώρου εργασίας θα πρέπει να επανεξετάζονται τακτικά. Οι εταιρείες μπορούν να εξετάζουν την πληρότητα των γραφείων, τα σχέδια προσλήψεων, τα σχόλια των εργαζομένων και τη χρήση των αιθουσών συσκέψεων για να κατανοήσουν εάν ο τρέχων χώρος εξακολουθεί να είναι κατάλληλος.
Οι τακτικές αναθεωρήσεις μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να εντοπίσουν προβλήματα προτού γίνουν ενοχλητικά.
Ένας χώρος εργασίας που κάποτε φαινόταν πολύ μεγάλος μπορεί να γίνει πολύ μικρός μέσα σε λίγους μήνες. Ομοίως, η αλλαγή σε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας μπορεί να σημαίνει ότι η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει τον υπάρχοντα χώρο της πιο αποτελεσματικά.
Τελικές σκέψεις
Η καλύτερη στρατηγική γραφείου δεν απαιτεί από μια επιχείρηση να προβλέψει τέλεια το μέλλον της.
Αντίθετα, θα πρέπει να παρέχει αρκετή ευελιξία ώστε να ανταποκρίνεται όταν το μέλλον αλλάζει.
Η επιλογή επεκτάσιμου χώρου γραφείου επιτρέπει στις επιχειρήσεις να ξεκινήσουν με αυτά που χρειάζονται σήμερα και να προσαρμοστούν καθώς η ομάδα τους μεγαλώνει. Είτε αυτό σημαίνει προσθήκη γραφείων, μετακόμιση σε μεγαλύτερο γραφείο είτε δημιουργία χώρου για νέα τμήματα, η ευελιξία μπορεί να μειώσει το κόστος και την αναστάτωση που σχετίζονται με την ανάπτυξη.
Για τις εταιρείες που βιώνουν επιχειρηματική ανάπτυξη, ο κατάλληλος χώρος εργασίας δεν πρέπει να τις κρατά πίσω. Ένα ευέλικτο και επεκτάσιμο γραφείο μπορεί να προσφέρει τον χώρο που χρειάζεται σήμερα, κρατώντας παράλληλα την πόρτα ανοιχτή για το αύριο.