Εταιρικές λύσεις χώρων εργασίας: Πότε ένας ιδιωτικός όροφος βγάζει νόημα

Για τις μεγάλες επιχειρήσεις που εγκαθιστούν ή επεκτείνουν την παρουσία τους στην Αθήνα, η απόφαση για τον χώρο εργασίας δεν είναι πραγματικά ερώτημα για το αν θα έχουν έναν αποκλειστικό ιδιωτικό χώρο — είναι ερώτημα για το τι είδους και πότε. Και όλο και περισσότερο, η απάντηση για εταιρείες με 50 ή περισσότερους εργαζόμενους, πολύπλοκες λειτουργικές απαιτήσεις ή υψηλά πρότυπα γύρω από την ασφάλεια και την εκπροσώπηση της επωνυμίας (branding) είναι ένας ιδιωτικός όροφος (private floor).

Αλλά τι ακριβώς προσφέρει ένας ιδιωτικός όροφος και πότε βγάζει νόημα αυτή η επένδυση; Αυτό το άρθρο αναλύει τα δεδομένα για τα στελέχη λήψης αποφάσεων που αξιολογούν την Αθήνα ως τοποθεσία.

Τι προσφέρει πραγματικά ένας Ιδιωτικός Όροφος

Ένας ιδιωτικός όροφος σε ένα κτίριο υπό διαχείριση (managed office building) δίνει στην εταιρεία σας την αποκλειστική χρήση ενός ολόκληρου ορόφου — ή πολλών ορόφων — ενός εμπορικού κτιρίου. Σε αντίθεση με μια ιδιωτική σουίτα γραφείων μέσα σε ένα κοινόχρηστο κτίριο, ένας ιδιωτικός όροφος σημαίνει ότι δεν υπάρχουν κοινόχρηστοι διάδρομοι, κοινόχρηστοι προθάλαμοι ανελκυστήρων (συνήθως) και καμία ανάμειξη με άλλους ενοίκους κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.

Στην πράξη, αυτό ξεκλειδώνει αρκετές δυνατότητες που οι μικρότερες μορφές χώρων εργασίας απλώς δεν μπορούν να παρέχουν:

• Πλήρης έλεγχος της επωνυμίας (brand): Από τη στιγμή που ένας επισκέπτης βγαίνει από το ασανσέρ, κάθε οπτικό στοιχείο — η σήμανση, ο σχεδιασμός της υποδοχής, οι επενδύσεις των τοίχων, τα έπιπλα — αντανακλά την ταυτότητα της εταιρείας σας και όχι του διαχειριστή του κτιρίου.
• Εξατομικευμένη υποδομή πληροφορικής (IT): Η ομάδα IT της εταιρείας σας μπορεί να εγκαταστήσει, να διαμορφώσει και να διαχειριστεί το περιβάλλον του δικτύου χωρίς παρεμβολές ή κοινόχρηστους κινδύνους. Όχι κοινόχρηστο Wi-Fi, όχι κοινόχρηστα δωμάτια διακομιστών (servers), όχι γείτονες στο ίδιο τμήμα δικτύου.
• Αποκλειστικές λειτουργίες υποστήριξης: Ένας ιδιωτικός όροφος μπορεί να φιλοξενήσει τη δική σας ομάδα υποδοχής, έναν αποκλειστικό σταθμό τεχνικής υποστήριξης (IT helpdesk), τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού (HR) και εσωτερική τροφοδοσία (catering) — όλα στον ίδιο όροφο χωρίς να ανταγωνίζεστε άλλους για κοινόχρηστες παροχές.
• Ασφάλεια και έλεγχος πρόσβασης: Η διαχείριση επισκεπτών, τα συστήματα φυσικής πρόσβασης και τα πρωτόκολλα ασφάλειας δεδομένων μπορούν να εφαρμοστούν σύμφωνα με τις ακριβείς προδιαγραφές σας. Αυτό είναι κρίσιμο για εταιρείες χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, νομικά γραφεία και κάθε επιχείρηση που λειτουργεί υπό αυστηρά πλαίσια συμμόρφωσης.
• Ελευθερία στη διαρρύθμιση: Ανοιχτός σχεδιασμός (open plan), ατομικά γραφεία, ζώνες συνεργασίας, ήσυχοι χώροι συγκέντρωσης, τηλεφωνικοί θάλαμοι (phone booths) — ένας ιδιωτικός όροφος μπορεί να σχεδιαστεί γύρω από τον τρόπο που πραγματικά εργάζονται οι ομάδες σας, αντί να προσαρμοστεί από ένα γενικό πρότυπο.

Πότε ένας Ιδιωτικός Όροφος βγάζει οικονομικό νόημα;

Τα οικονομικά οφέλη ενός ιδιωτικού ορόφου γίνονται ελκυστικά σε μεγάλη κλίμακα. Για ομάδες κάτω των 30–40 ατόμων, τα ιδιωτικά γραφεία μέσα σε ένα κοινόχρηστο κτίριο υπό διαχείριση προσφέρουν συνήθως καλύτερη αξία ανά θέση εργασίας. Αλλά καθώς ο αριθμός του προσωπικού αυξάνεται, συμβαίνουν δύο πράγματα ταυτόχρονα: το κόστος ανά θέση εργασίας των συγκεντρωτικών ιδιωτικών σουιτών αυξάνεται και η λειτουργική πολυπλοκότητα της διαχείρισης ενός κατακερματισμένου χώρου σε πολλούς ορόφους ή κτίρια αρχίζει να δημιουργεί πραγματική αναποτελεσματικότητα.

Ένας ιδιωτικός όροφος συγκεντρώνει ολόκληρη την ομάδα σας στην Αθήνα σε ένα ενιαίο, συνεκτικό περιβάλλον. Οι αίθουσες συσκέψεων, οι χώροι διαλείμματος και οι λειτουργίες υποστήριξης εξυπηρετούν έναν ενιαίο πληθυσμό — χωρίς συγκρούσεις κρατήσεων με εξωτερικούς ενοίκους, χωρίς αναμονή για κοινόχρηστους ανελκυστήρες κατά τις ώρες αιχμής, χωρίς αλλοίωση της κουλτούρας σας από τη γειτνίαση με άσχετες επιχειρήσεις.

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει επίσης να συνυπολογίσουν τον σχεδιασμό επεκτασιμότητας. Οι συμφωνίες για ιδιωτικούς ορόφους στην Αθήνα με τον κατάλληλο πάροχο μπορούν να περιλαμβάνουν επιλογές επέκτασης — δικαιώματα προτίμησης σε γειτονικούς ορόφους, πλαίσια διαμόρφωσης για γρήγορη επέκταση και συμφωνίες πολλαπλών τοποθεσιών που καλύπτουν επιπλέον σημεία στην Αθήνα. Η πρόβλεψη αυτών των όρων στην αρχική συμφωνία αποφεύγει τις δαπανηρές επαναδιαπραγματεύσεις καθώς η ομάδα σας μεγαλώνει.

Τι πρέπει να αναζητήσετε σε έναν πάροχο εταιρικών χώρων εργασίας στην Αθήνα

Δεν είναι κάθε πάροχος γραφείων υπό διαχείριση στην Αθήνα εξοπλισμένος για να εξυπηρετήσει εταιρικές απαιτήσεις (enterprise requirements). Κατά την αξιολόγηση των επιλογών, αναζητήστε:

• Κτίρια Κατηγορίας Α (Grade A building stock): Δομική ποιότητα, πυρασφάλεια, συμμόρφωση με την προσβασιμότητα και χωρητικότητα των υπηρεσιών του κτιρίου (ρεύμα, HVAC, καλωδίωση) που μπορούν να υποστηρίξουν εταιρικές λειτουργίες.
• Αποδεδειγμένη εμπειρία σε εταιρικούς ενοίκους: Συστάσεις από εταιρείες ανάλογου μεγέθους και πολυπλοκότητας. Η εταιρική διαμόρφωση χώρου (fit-out) και η λειτουργική διαχείριση απαιτούν διαφορετικό επίπεδο ικανοτήτων παρόχου σε σχέση με τα γραφεία που εξυπηρετούν ΜμΕ.
• Πιστοποίηση ευεξίας (Wellbeing): Κτίρια πιστοποιημένα σύμφωνα με διεθνώς αναγνωρισμένα πρότυπα όπως το WELL, το LEED ή το BREEAM παρέχουν μια τεκμηριωμένη, ανεξάρτητα επαληθευμένη βάση για την ποιότητα του περιβάλλοντος εργασίας. Για το τμήμα HR και το employer brand μιας επιχείρησης, αυτό έχει πραγματική βαρύτητα.
• Ευέλικτες δομές συμβολαίων: Οι μεγάλες επιχειρήσεις χρειάζονται προβλεψιμότητα, αλλά χρειάζονται επίσης προστασία έναντι των αλλαγών. Αναζητήστε παρόχους που προσφέρουν δομημένους όρους μίσθωσης με σαφείς μηχανισμούς επέκτασης και αποχώρησης.

Η ViOS συνεργάζεται με εταιρικούς πελάτες σε όλη την Αθήνα για να προσφέρει λύσεις ιδιωτικών ορόφων που συνδυάζουν την κορυφαία ποιότητα κτιρίου με τον σχεδιασμό χώρων εργασίας με πιστοποίηση WELL — δημιουργώντας περιβάλλοντα που όχι μόνο λειτουργούν σε εταιρικό επίπεδο, αλλά υποστηρίζουν ενεργά την υγεία και την απόδοση κάθε ανθρώπου που εργάζεται σε αυτά.

Εάν η ομάδα σας στην Αθήνα έχει ξεπεράσει το μέγεθος του κοινόχρηστου coworking, ή εάν ιδρύετε μια νέα έδρα στην Ελλάδα, ανακαλύψτε τις λύσεις εταιρικών χώρων εργασίας της ViOS και προγραμματίστε μια συνάντηση με την ομάδα μας.