Τι κάνει μια συνάντηση αποτελεσματική; Σύμφωνα με την Atlassian, μια αποτελεσματική συνάντηση είναι αυτή που θα συγκεντρώσει έναν ορισμένο αριθμό ατόμων σε έναν φυσικό ή ψηφιακό χώρο, για έναν πολύ συγκεκριμένο λόγο. Η συνάντηση πρέπει να είναι ανοιχτή στον διάλογο και να οδηγεί σε ένα απτό αποτέλεσμα.
Ο σκοπός μιας συνάντησης πρέπει να είναι η εστίαση στη συζήτηση που λαμβάνει χώρα εδώ και τώρα, αντί να αποτελεί μια ξεπερασμένη επικοινωνία μέσω αλυσίδων email (email threads).
Όσο λιγότεροι τόσο το καλύτερο
Η Calendly έφτιαξε μια λίστα με όσους θα έπρεπε να είναι παρόντες στις συναντήσεις:
- αυτούς που έχουν έναν σχετικό στόχο
- αυτούς που λαμβάνουν αποφάσεις
- αυτούς που θεωρούνται σημαντικοί στην υλοποίηση
- αυτούς που επηρεάζονται από τα προβλήματα που προκύπτουν
- αυτούς που είναι υπεύθυνοι για το θέμα της συζήτησης
- αυτούς που έχουν την τεχνογνωσία και μπορούν να έχουν ουσιαστική συμβολή
Η ατζέντα της ημέρας
Η πιο ζωτική προϋπόθεση για μια επιτυχημένη συνάντηση, σύμφωνα με τους NY Times, είναι η ατζέντα της. Είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει σε οποιαδήποτε μορφή (τυπωμένη, γραμμένη στον πίνακα ή να συζητείται στην αρχή της συνάντησης) ώστε ο σκοπός της συνάντησης να είναι σαφής. Η ατζέντα λειτουργεί ως πυξίδα για τη συζήτηση.
Ο τελικός σκοπός της συνάντησης
Μια ατζέντα είναι κρίσιμη ώστε η συνάντηση να παραμείνει εντός θέματος καθ’ όλη τη διάρκειά της. Εξίσου σημαντικός, ωστόσο, είναι ο τελικός της στόχος. Η ατζέντα μπορεί μόνο να περιγράψει τη στοχοστρεφή διαδικασία της. Σύμφωνα με τη McKinsey, συχνά συνδέουμε τις συναντήσεις με το θέμα της ατζέντας και όχι με τον πραγματικό μας σκοπό.
Πόσες φορές έχουμε βρεθεί στη θέση να διευκρινίζουμε ότι η συνάντηση πραγματοποιείται προκειμένου να ανταλλάξουμε πληροφορίες και γνώσεις και να συζητήσουμε ή να καταλήξουμε σε μια απόφαση;
Διαχείριση χρόνου στις συναντήσεις
Υπάρχουν τέσσερα πράγματα που μπορούν να πάνε στραβά με τη διαχείριση του χρόνου:
- Η συνάντηση ξεκινά αργοπορημένα
- Η συνάντηση τελειώνει αργοπορημένα
- Ένα μόνο θέμα κυριαρχεί σε ολόκληρη τη συνάντηση
- Η συνάντηση είναι πολύ μεγάλη και οι συμμετέχοντες χάνουν τη συγκέντρωσή τους
Το Psychology Today ορίζει τη διαχείριση χρόνου ως την ικανότητα ενός ατόμου να σχεδιάζει και να ελέγχει πώς ξοδεύεται ο χρόνος μέσα σε μια μέρα προκειμένου να επιτύχει τους καθημερινούς στόχους.
Οι τέσσερις λειτουργίες της διαχείρισης χρόνου
Σύμφωνα με το Project Management Quarterly, η διαχείριση χρόνου αποτελείται από τέσσερις βασικές λειτουργίες:
- Σχεδιασμός: πρέπει να ξέρετε πώς να σχεδιάζετε την ημέρα σας, τις συναντήσεις σας και πώς εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να επιτύχετε τους καθορισμένους στόχους. Οι υπεύθυνοι έργων (project managers) πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ζητήματα ή εμπόδια που μπορεί να προκύψουν ώστε να βεβαιωθούν ότι παρέχεται αρκετός χρόνος.
- Προγραμματισμός: οι managers που αντιλαμβάνονται γρήγορα την πίεση του χρόνου, προσπαθούν να προσαρμόσουν τον προγραμματισμό ανάλογα. Οι project managers πρέπει να κατανοήσουν τι πρέπει να γίνει, τι θεωρείται προτεραιότητα, ποιος μπορεί να το κάνει και πότε.
- Παρακολούθηση: η σωστή διαχείριση χρόνου αφορά την καλή επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας. Μέρος της παρακολούθησης είναι ο συχνός έλεγχος του σταδίου του έργου και του κατά πόσο ανταποκρίνεται στο χρονοδιάγραμμα. Ένας project manager πρέπει να βλέπει πόσος χρόνος δαπανάται σε δραστηριότητες, εργασίες και σε οτιδήποτε αντιπαραγωγικό.
- Έλεγχος: Χωρίς εξαίρεση, ο διαθέσιμος χρόνος είναι ίδιος για όλους. Το πώς τον ξοδεύει ο καθένας εξαρτάται από εμάς. Οι project managers πρέπει να ασκούν έλεγχο ώστε κάθε εργασία να ολοκληρώνεται στην ώρα της. Επιπλέον, τυχόν αποφάσεις που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια ενός έργου δεν θα πρέπει να επηρεάζουν την προθεσμία του.
Σχέδιο δράσης
Κάθε συνάντηση πρέπει να καταλήγει σε ένα σχέδιο δράσης. Αυτό θα πρέπει να είναι σαφές, συγκεκριμένο και να απευθύνεται σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας. Σύμφωνα με το Slack, το σχέδιο δράσης θα πρέπει να διοχετεύεται στα κατάλληλα άτομα με συγκεκριμένες προθεσμίες. Η πρόοδος κάθε εργασίας θα πρέπει να παρακολουθείται κατά την εκτέλεσή της. Ο έλεγχος κάνει τους ανθρώπους να παίρνουν τη δουλειά τους στα σοβαρά, αλλά και τους υπενθυμίζει τις δεσμεύσεις τους. Επιπλέον, αποδεικνύει ότι η συμβολή τους και ο χρόνος που περνούν στη συνάντηση αξιολογούνται θετικά.
Θέσπιση κανόνων
Αρκετά συχνά μια συζήτηση μπορεί να εκτραπεί για διάφορους λόγους. Είναι πολύ σημαντικό να δημιουργηθούν κατευθυντήριες γραμμές, ώστε οι συναντήσεις να διεξάγονται με πολιτισμένο και ήρεμο τρόπο, ακόμη και αν προκύψουν συγκρούσεις.
- υποθέστε τη θετική πρόθεση του άλλου ατόμου
- έχετε κατά νου πιθανές διαφορές
- διασφαλίστε τη διευκρίνιση και την ολοκλήρωση
- αν εντοπίσετε κάτι, μιλήστε γι’ αυτό
- η σιωπή σημαίνει διαφωνία
Επιτρέψτε τις αποχωρήσεις
Είναι σημαντικό τα μέλη της ομάδας να αισθάνονται ελεύθερα να κρίνουν εάν είναι χρήσιμα σε μια συνάντηση. Εάν κάποιος θέλει να φύγει στη μέση της συνάντησης, επιτρέψτε το. Αυτή είναι μία από τις βασικές αρχές του Elon Musk. Δεν είναι λάθος για κάποιον να αποχωρήσει από μια συνάντηση αν πιστεύει ότι δεν έχει κάτι να προσφέρει στην ομάδα. Πολλές φορές, εάν η ατζέντα έχει 10 διαφορετικές εργασίες και ορισμένα μέλη σχετίζονται μόνο με μία από αυτές, τότε είναι λογικό να ζητήσουν άδεια να αποχωρήσουν και να επιστρέψουν στα καθήκοντά τους.
Ζητήστε ανατροφοδότηση (feedback)
Μπορεί να ακούγεται προφανές, αλλά πόσο συχνά ζητάτε από τους συναδέλφους σας να σας δώσουν κάποιο feedback μετά από μια συνάντηση; Προσεγγίστε τους έναν προς έναν, στείλτε ένα ερωτηματολόγιο ή ορίστε ένα σχέδιο δράσης για παρακολούθηση (follow-up). Ρωτήστε αν η συνάντηση ήταν χρήσιμη ή αν υπάρχουν προτάσεις για βελτίωση στο μέλλον. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να οργανώνετε συναντήσεις έτσι ώστε να είναι πιο παραγωγικές για όλους τους συμμετέχοντες.
Οι συναντήσεις αποτελούν απαραίτητο μέρος της δουλειάς σας, αλλά είναι επίσης και μια πηγή χαμένου χρόνου. Συγκεντρώσαμε και μελετήσαμε όλα τα άρθρα που έχουν γραφτεί για τις επιχειρηματικές συναντήσεις και παρουσιάζουμε τα συμπεράσματά μας παρακάτω.
Έχετε αναρωτηθεί ποτέ σε πόσες συναντήσεις παρευρεθήκατε την προηγούμενη εβδομάδα; Πόσες από αυτές τις συναντήσεις άξιζαν τον χρόνο σας; Οι συναντήσεις θα είναι πάντα μέρος της καθημερινότητάς μας, ειδικά για τα στελέχη επιχειρήσεων. Αν και περιγράφονται ως πολύ ισχυρά εργαλεία που παίζουν ρόλο στη λήψη αποφάσεων, στον καθορισμό προτεραιοτήτων και στον συντονισμό της ομάδας, συχνά αποτυγχάνουν να επιτύχουν τους στόχους τους.